一,公文的功能
(一)公文的涵義與特點
公務文書,又叫公務文件,簡稱公文,是法定機關與社會組織在公務活動中為行使職權,實施管理而製作的具有法定效用和規範體式的書面文字材料(包括電報,下同),是傳達和貫徹黨和國家的路線,方針和政策,發佈行政法規和規章,施行行政措施,指示答覆問題,指導,佈置和商洽工作,報告情況,交流經驗的重要工具.
公文分類
按公務文書的自身性質及使用範圍,可以把我國現行的公務文書分為兩大類:
1.通用文書
(1)法定公文
(2)事務文書
2.專用文書
財經文書,司法文書,科技文書,軍事文書等等
公文的主要特點:
1.法定性
2.政策性
3.實用性
4.時效性
5.規範性
(二)公文的作用(功能)
1.決策與領導作用(最主要的作用)
2.強制執行和處理的作用
3.依據和憑證作用
4.公務聯繫與溝通作用
5.宣傳與教育作用
二,公文的文體,結構,格式與稿本
(一)公文的文體
公文的文體是指公文的表達方式.屬應用文體,但它又不同於一般的應用文,具有自身的特殊屬性:
1.公文被規定以現代漢語的書面形式(即白話文)作為必須使用的符號系統.
2.公文兼用説明,敍述,議論三種表達方式.
(二)公文的結構
公文的結構是指公文的組織結構,具有規範性和相對確定性.
公文一般由祕密等級和保密期限,緊急程度,發文機關標識,發文字號,簽發人,標題,主送機關,正文,附件説明,成文日期,印章,附註,附件,主題詞,抄送機關,印發機關和印發日期等部分組成.
(三)公文的格式(重點內容)
公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規定.
1.公文用紙主要技術指標
公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或複印紙.紙張白度為85%～90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值為7.5～9.5.
2.公文用紙幅面及版面尺寸
(1)公文用紙幅面尺寸:公文用紙一般採用國際標準A4型(210mm×297mm).
(2)公文頁邊與版心尺寸:
公文用紙天頭(上白邊)為:37mm±1mm
公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm
版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)
A4型公文用紙頁邊及版心尺寸
3.公文中圖文的顏色
未作特殊説明公文中圖文的顏色均為黑色.
4.排版規格與印製裝訂要求
(1)排版規格:文字符號從上至下,自左而右依次橫寫橫排 .正文用3號仿宋字,一般每面排22行,每行排28個字.
(2)製版要求:版面乾淨無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過1mm.
(3)印刷要求:雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm.印品着墨實,均勻;字面不花,不白,無斷劃.
(4)裝訂要求:公文應左側裝訂,不掉頁.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處,允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm .
5.公文中各要素標識規則
組成公文的各要素分為眉首,主體,版記三部分.
(1)眉首
公文份數序號:用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行.
祕密等級和保密期限:標識祕密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字
下行,平行公文首頁格式
上報公文首頁版式
緊急程度:緊急文件有"特急","急件",緊急電報有"特提","特急","加急","平急".標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1行;如需同時標識祕密等級與緊急程度,祕密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行.
發文機關標識:由發文機關全稱或規範化簡稱後面加"文件"組成;對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱.發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm(信函為30mm,命令為20mm).對於上報的公文,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm.發文機關標識推薦使用小標宋體字,用紅色標識.字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定,但最大不能等於或大於22mm×15mm.聯合行文時應使主辦機關名稱在前,"文件"二字置於發文機關名稱右側,上下居中排布;如聯合行文機關過多,必須保證公文首頁顯示正文.行政機關之間聯合行文,標註主辦機關的發文字號 .
發文字號:由發文機關代字,年份和序號組成.發文機關標識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份,序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱(1995不能簡寫成95,2004不能寫成04),用六角中括號"〔 〕"括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加"第"字.
注意:用直角中括號"茂××[2004]10號",用小括號"茂××(2004)10號"都是不規範的.
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線.
簽發人:上報的公文需標識簽發人姓名,平行排列於發文字號右側.發文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人後標全角冒號,冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名.如有多個簽發人(會籤人),主辦單位簽發人姓名置於第1行 ,其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排,下移紅色反線,應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm.
(2)主體
公文標題:紅色反線下空2行,用2號小標宋體字(常見的公文標題一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當.
主送機關:標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱後標全角冒號.如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標識方法同抄送.
公文正文:主送機關名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格.數字,年份不能回行(一個阿拉伯數字,年份不能分成兩行).
附件:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識"附件",後標全角冒號和名稱.附件如有序號使用阿拉伯數碼(如"附件:1.×××××");附件名稱後不加標點符號.附件應與公文正文一起裝訂,並在附件左上角第1行頂格標識"附件",有序號時標識序號;附件的序號和名稱前後標識應一致.如附件與公文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號並在其後標識附件(或帶序號).
成文時間:以領導人簽發的時間為準.聯合行文一般由主辦機關首先簽署意見,協辦單位依次會籤,一般不使用複印件會籤.成文時間以最後簽發機關領導人的簽發日期為準.電報,以發出日期為準.
標法:用漢字將年,月,日標全;零寫為"○";成文時間的標識位置見下.
公文生效標識:公文除"會議紀要"和以電報形式發出的以外,應當加蓋印章.行政機關聯合向上行文,為簡化手續和提高效率,由主辦單位加蓋印章即可;聯合下發的公文,發文機關都應當加蓋印章.
A.單一發文印章
單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成文時間.成文時間右空4字;加蓋印章應上距正文2mm～4mm,端正,居中下壓成文時間,印章用紅色.
公文末頁版式
B.聯合行文印章 有兩種情況:
當聯合行文需加蓋兩個印章時,應將成文時間拉開,左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間,印章用紅色.只能採用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊.兩印章之間不相交或相切,相距不超過3mm.
當聯合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現空白印章,應將各發文機關名稱(可用簡稱)排在發文時間和正文之間.主辦機關印章在前,每排最多排3個印章,兩端不得超出版心;最後一排如餘一個或兩個印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切,在最後一排印章之下右空2字標識成文時間.
聯合行文末頁公文版式
特殊情況説明:當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時,應採取調整行距,字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得采取標識"此頁無正文"的方法解決.
附註:公文如有附註,用3號仿宋體字,居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行.如:(此件發至縣,團級,傳達到全體黨員)."請示"應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話.
(3)版記
主題詞:公文應當標註主題詞.上行文按照上級機關的要求標註主題詞."主題詞"用3號黑體字,居左頂格標識,後標全角冒號詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字.
抄送:抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關,應當使用全稱或者規範化簡稱,統稱.公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標識"抄送",後標全角冒號;回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號.如主送機關移至主題詞之下,標識方法同抄送機關.
版記示意圖
印發機關和印發時間:位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)佔1行位置;用3號仿宋體字.印發機關左空1字,印發時間右空1字.印發時間以公文付印的日期為準,用阿拉伯數碼標識.
版記中的反線:版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心.
版記的位置:版記應置於公文最的一頁,版記的最後一個要素置於最後一行.
印刷份數:格式沒有明文規定,根據約定俗成,一般是在最後一條反線下一行,用3號仿宋體字,置於小括號內,右空1字.
6.頁碼
用4號半角白體阿拉伯數碼標識,置於版心下邊緣之下一行,數碼左右各放一條4號一字線,如"-1-","-2-",一字線距離版心下邊緣7mm.單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字.空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼.
7.公文中表格
公文如需附表,對橫排A4紙型表格,應將頁碼放在橫表的左側,單頁碼置於表的左下角,雙頁碼置於表的左上角,單頁碼錶頭在訂口一邊,雙頁碼錶頭在切口一邊.
公文如需附A3紙型表格( 大表) ,且當最後一頁為A3紙型表格時,封三,封四(可放分送,不放頁碼)就為空白,將A3紙型表格貼在封三前,不應貼在文件最後一頁(封四)上.
8.公文的特定格式
信函式格式:發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm,推薦用小標宋體字,字號由發文機關酌定;發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細),距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗),兩條線長均為170mm.每行居中排28個字.(首頁不顯示頁碼).發文機關名稱及雙線均印紅色.(發文字號置於武文線一行版心右邊緣頂格標識.如需標識祕密等級或緊急程度,可置於武文線下一行版心左邊緣頂格標識).
信函式格式與便箋頭比較
命令格式:命令標識由發文機關名稱加"命令"或"令"組成,用紅色小標宋體字,字號由發文機關酌定.命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm,下邊緣空2行居中標識令號;令號下空2行標識正文;正文下一行右空4字標識簽發人簽名章,簽名章左空2字標識簽發人職務;聯合發佈的命令或令的簽發人職務應標識全稱.在簽發人簽名章下一行右空2字標識成文時間.分送機關標識方法同抄送機關.其他要素參照相關要素説明.
命令(令)格式
會議紀要格式:會議紀要標識由"××××××會議紀要"組成.用紅色小標宋體字,字號由發文機關酌定.會議紀要不加蓋印章.
(四)公文的稿本
文稿與文本合稱稿本.
文稿即起草文件過程中形成的歷次稿子,包括草稿和定稿.草稿按形成的先後順序分為初稿,二稿,三稿等,按用途分為修改稿,修正稿,討論稿,徵求意見稿,送審稿,報批稿等.定稿又稱正稿,原稿,底稿.它是印刷文件的標準依據,也是日後工作查考憑證.
文本可分為正本,副本,存本,暫行本(也叫試行本),各種文字文本.
三,常用公文文種及其選用
公文文種即公文的名稱,用以表明公文的性質,適用範圍和作者職能權限以及制發公文的目的要求等.行政機關的13種主要公文:
(一)命令(令)
適用於依照有關法律公佈行政法規和規章;宣佈施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員.類別有:公佈令,任免令,授勛令,嘉獎令,指揮令,否決令,通緝令,特赦令,戒嚴令,動員令,通令,手令等.
命令(令)一般由標題(包括髮文機關,事由,文種),發文字號,正文,簽發人,日期等幾個主要部分.
(二)決定
適用於對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項.決定可以分為:法則性決定,重大事項決定,機構,人事決定,具體工作決定.
決定一般由標題(包括髮文機關,事由,文種),受文單位,正文,發文機關,日期等幾個主要部分.如:國務院關於授予巴金"人民作家"榮譽稱號的決定.
(三)公告
適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項.發文機關級別較高(多為省,部級以上機關).發佈的方式一般不張貼,而是通過通訊社,電台,報刊等.
如:中華人民共和國國家發展和改革委員會公告2004年第5號
(四)通告
適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項.注意不要把通告寫成通知或公告.通告的範圍比公告小,各種機關單位都可以發佈通告,內容有時具有專門性(如銀行,交通方面的),事項可以一般化.發佈方式多種多樣,可張貼,也可以報刊,電台發佈.報紙發佈可以省略日期,因報紙有日期.
(五)通知
適用於批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員.
通知屬發佈,知照文告,針對的對象有特定範圍,一般是限於有關單位有關人員,所以叫它"限知性"公文.它的發佈方式,多是內部印發張貼,有的也可以公開張貼或公開發表於電台,報刊.
通知的種類有:
1.發佈性通知.用於發佈法規規章.
2.批轉性通知.用於批轉或轉發文件.
3.事項性通知.用於告知某一事項,如會議通知等.重要會議的通知屬正式公文,標題寫明什麼單位召開什麼會議的通知,要編髮文號.一般會議的通知屬日常事務文書,用得最多,標題可以只寫"通知"二字,不編髮文號.
4.任免通知.如:關於香港特別行政區政府曾蔭培等2人職務任免的通知.
5.指示性通知.對下級機關有所指示,如認為其內容不宜用命令或指示發佈的,可以用"通知"發佈.
(六)通報
適用於表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況.通報多限在機關體系內部使用,屬於限知性公文.與通知相比,並非都是以上對下,不能有所部署,只能用於批評表揚和通報重要情況.
通報有三種:
1.表彰性通報.表揚好人好事的,正文應包括事實,意義,表彰決定,希望與要求等內容;表揚先進典型,介紹先進經驗的,正文應包括事蹟,經驗,決定等內容.如:國務院關於表彰國家科委等單位長年深入基層開展扶貧工作的通報.
2.批評性通報.批評事故,正文要包括經過情況,原因和決定(包括防止辦法);批評壞典型的通報,要有清楚的情況介紹,合理的因果分析和正確的指示決定.一般有附件.如:國務院辦公廳關於浙江省蘭溪市非法成立金融機構並引發擠兑事件的通報.
3.情況通報.傳達重要情況和要各機關知道的事項.以情況為主,可以有分析,提要求.如:中共廣東省委,廣東省人民政府關於全省林業大檢查的情況通報.
(七)議案
適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項.格式包括標題(發文機關,事由,文種都不能省略),原由,事項,結語(用"提請審議"字樣結尾).如:國務院關於提請審議《中華人民共和國勞動法(草案)》的議案.
(八)報告
適用於向上級機關彙報工作,反映情況,答覆上級機關的詢問.包括情況報告,工作報告,答覆報告.格式包括標題,原由,事項,結語(用"特此報告","專此報告"字樣結尾).如:關於農村中國小教育收費專項檢查情況的報告.
(九)請示
適用於向上級機關請求指示,批准.
寫作請示必須符合的規則:一文一事,單頭請示,不越級請示,不得抄送下級機關,不得用"請示報告"字眼作標題.
請示的格式包括標題,原由,事項,要求(結尾).標題一般由事由和文種構成.原由應有理有據,具體明白.事項應具體,如需要多少錢,多少人等.結尾應寫上"以上請示,請批覆","以上請示,請審批"等專用公文術語.
"請示"應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話.
(十)批覆
適用於答覆下級機關的請示事項.批覆必須針對請示予以答覆.
格式要求:
1.標題.寫成"關於×××的批覆"或者"×××關於×××的批覆".如:國務院關於同意廣東省設立茂名市茂港區的批覆(國函〔2001〕11號)
2.原由.應用類似"你省《關於茂名市設置茂港區的請示》(粵府〔2000〕38號)收悉","你局《關於上報信宜市第三中學擴建項目可行性研究報告的請示》(信計字〔2003〕132號)收悉"作為原由.
3.批覆事項.表明批覆的態度與意見.
關於"批示":與"批覆"相近又直接有關的是"批示".它是機關領導人對文件處理所批的意見.應該寫在批示單上,有時批在文頭空白處.一般很簡單,如:"同意","中肯","送×××同志閲處"等,不單獨行文.內容多的往往據以起草為"批覆"或"通知"等公文,但有時也以"批示"發文."批示"因是隨文而發,其寫法除了開頭不必寫是關於何文的批示外,基本與"批覆"相同.
(十一)意見
適用於對重要問題提出見解和處理辦法.
"意見"可以用於上行文,下行文和平行文.
作為上行文,應按請示性公文的程序和要求辦理,須經上級批轉.所提意見如涉及其他部門職權範圍內的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,取得一致意見後方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協調,仍不能取得一致意見時,主辦部門可以列明各方理據,提出建設性意見,並與有關部門會簽報請上級機關決定.上級機關應對下級機關報送的"意見"作出處理或給予答覆.
作為下行文,文中對貫徹執行有明確要求的,下級機關應遵照執行;無明確要求的,下級機關可參照執行.
作為平行文,提出的意見供對方參考.
格式要求:
1.標題.一般採用"發文機關+事由+文種"的模式.如:中共中央國務院關於做好2001年農業和農村工作的意見.
2.原由.講明發布意見的背景和根據.
3.事由.具體對工作指導的辦法和措施.
4.結尾.一般為提出要求.
(十二)函
適用於不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答覆問題,請求批准和答覆審批事項."函"作為主要文種之一,與其他主要文種同樣具有由制發機關權限決定的法律效力.函有商洽函,問答函,審批函,答覆函.
函的格式(在信函式格式中提到)與書信大體相同,因為是鄭重的公務,所以要有一定的格式,用語要得體,要講禮貌,不亢不卑,不能用命令的口吻,粗暴的語氣.
主要格式:
1.函頭.印有"名頭"的發函紙,單編髮函號,"發文字號"中加"函"字.函號在武文線下一行版心右邊緣頂格標識.
(注意:文號有函字的不一定都是"函",如國務院的批覆用"國函"字樣)
2.標題.有兩種寫法:機關+事由+覆函對象+文種,事由+文種.文種要寫明是函還是覆函.標題在函號下空一行居中標識.
3.上款.受函機關或領導人.
4.正文."發函"大體是開頭提出問題,説明是什麼事或針對,根據什麼.主體表示要求,商洽什麼,告知什麼,請求什麼,即要對方做什麼.結尾要求何時答覆及得體的禮貌用語,如"請大力協助為盼","望准予××是荷","望能同意","請即函覆","盼復","望早日函告"等."覆函"與"批覆"類似,説明是根據什麼函所發的覆函,表明態度,結尾一般用"特此函覆"作結束語.
(十三)會議紀要
適用於記載,傳達會議情況和議定事項.會議紀要不加蓋印章.
會議紀要是把會議整個情況和結果簡要地記下,形成文章,作為會議的一種文件,屬於議決性公文,也叫會議文件.有些重要會議,可以用決議,決定等公文鄭重發布議決的問題.有些較為一般的會議,可以採用會議紀要的形式上呈下達或公諸報端.
1.例會,辦公會議的紀要
這是機關研究日常工作和日常事務的會議.大體有固定的時間,有相對固定的出席者,如市長辦公會,局務辦公會等.這類會議的紀要,往往辦成長期的,類似簡報.會議紀要版頭標識由"××××××會議紀要"組成.用紅色小標宋體字,字號由發文機關酌定.期數在版頭下一行中間處標明"第×期",紅色反線上左標編者"××××辦公室編",右標日期.正文內容包括時間,地點,主持人,出席人,列席人,會議議決事項.
2.專題性,大型會議的紀要
這種會議紀要大體規格是由標題,正文,文尾構成.
標題有兩種寫法:一種是簡括標明議決的問題,然後以副題寫明什麼單位什麼性質的會議紀要.另一種是嚴肅樸實地寫下何種會議紀要,讓人一目瞭然,如《西藏工作座談會紀要》,《廣東,福建兩省座談會紀要》等.標題下面註明日期.
文尾,除公開發布外,作為文件發佈或上送下達,要按公文要求註明主送,抄送,發送的範圍.
黨的機關公文與國家行政機關公文比較
漢字
無規定,多用阿拉伯數字
成文日期
右上角,信函在武文線下左邊.
份號下方(首頁左上角)
密級位置
文件:特急,急件,電報:特提,特急,加急,平急,標右上角.信函標在武文線下一行左邊.
文件:特急,加急,電報:特急,加急,平急
緊急程度
13種:命令(令),決定,公告,通告,通知,通報,議案,報告,請示,批覆,意見,函,會議紀要
14種:決議,決定,指示,意見,通知,通報,公報,報告,請示,批覆,條例,規定,函,會議紀要
種類
A4型
16開型或A4型
用紙規格
國家行政機關公文處理辦法
中國共產黨機關公文處理條例
處理依據
國家行政機關公文
黨的機關公文
對國家行政機關的主要公文種類中沒有"條例","規定",大家可能會有疑問:剛才講到命令(令)的格式時,温家寶簽署的國務院令第375號公佈《工傷保險條例》,黃華華簽署的廣東省人民政府令第81號發佈《廣東省計算機信息系統安全保護管理規定》,這些不是行政機關的條例,規定嗎 其實,這些都是作為命令(令)的附件下發的.
四,公文寫作的基本要求
公文是一種特殊的文章,除了必須遵從諸如文通,字順,觀點與材料統一,層次分明,結構合理等文章寫作通則之外,公文寫作還應遵循以下一些基本要求:
(一)合"法"
(二)求實
(三)合體
(四)簡明
(五)嚴謹
(六)準確
(七)規範
(八)完整
(九)清晰
五,行文規則
(一)遵守行文規則的客觀必要性
加強對文件傳遞過程的控制,使文件的行文方向正確,傳遞速度合理,保證文件能夠準確,可靠,快捷,有效地到達目的地;使機關之間相互行文有法可依,有規可循,從而維護正常的行文秩序,防止行文紊亂;精簡公文,簡化手續,提高機關工作效率.
(二)行文規則的主要內容
1.根據機關之間的工作關係準確行文機關之間的工作關係主要有四種類型:
(1)領導與被領導關係:
(2)指導與被指導關係:
(3)平行關係:
(4)不相隸屬關係:
機關之間的工作關係決定了公文傳遞的方向:
處於領導,指導地位的上級機關可以向被領導或被指導的下級機關主送下行文;
被領導,被指導的下級機關應向上級領導,指導機關主送上行文;
具有平行關係或其他不相隸屬關係的機關之間相互主送平行文.
2.選擇適宜的行文方式,一般不得越級行文
3.正確選擇主送機關與抄送機關
下列情況不得抄送:
(1)請示在上報同時不得向下級機關抄送;
(2)接受抄送的機關不得再向其他機關抄送;
(3)凡與公文辦理無關的機關一律不得抄送.
4.堅持"黨政分開"的原則
5.聯合行文時,作者應是"同級機關"
6.行文前必須對有關問題協商一致
7.嚴格控制公文數量,簡化行文手續
(三)行政機關公文行文規則
1.行文應當確有必要,注重效用.
2.行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定,一般不得越級請示和報告.
3.政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文;除以函的形式商洽工作,詢問和答覆問題,審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文.部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文.
4.同級政府,同級政府各部門,上級政府部門與下一級政府可以聯合行文;政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文;政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文;政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文.
5.屬於部門職權範圍內的事務,應當由部門自行行文或聯合行文.聯合行文應當明確主辦部門.須經政府審批的事項,經政府同意也可以由部門行文,文中應當註明經政府同意.
6.屬於主管部門職權範圍內的具體問題,應當直接報送主管部門處理.
7.擬製公文,對涉及其他部門職權範圍內的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,取得一致意見後方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協調,仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據,提出建設性意見,並與有關部門會籤後報請上級機關協調或裁定.
部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文.如擅自行文,上級機關應當責令糾正或撤銷.
8.向下級機關或者本系統的重要行文,應當同時抄送直接上級機關.
9."請示"應當一文一事;一般只寫一個主送機關,需要同時送其他機關的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級機關."報告"不得夾帶請示事項.
10.除上級機關負責人直接交辦的事項外,不得以機關名義向上級機關負責人報送"請示","意見"和"報告".
11.受雙重領導的機關向上級機關行文,應當寫明主送機關和抄送機關.上級機關向受雙重領導的下級機關行文,必要時應當抄送其另一上級機關.
六,公文寫作的語言運用
(一)公文語言的特點
語言是公文的基本要素,特殊的應用領域和應用目的使公文的語言具有一定的特點:莊重,準確,樸實,精煉,嚴謹,規範.
(二)公文詞語的選擇
1.認真辨析詞語的準確含義,使詞語的意義符合客觀實際.
2.注意分辨詞語的感情色彩,以正確表達作者的立場觀點.
3.注意詞語聲音和語調對語義的影響,以提高表達效果.
4.注意詞語間的正確搭配,遵循語言法則.
5.注意公文具體使用場合對詞語風格的要求,維護公文的嚴肅性及強制執行性.
6.注意針對公文具體收受對象的特點選詞,以"有的放矢",便於理解和執行.
7.注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞,以獲得鮮明直接的表達效果.
8.注意根據上下文的需要選詞,以維護公文的完整和有效性.
9.注意詞語的規範性,以提高公文溝通的效果,擴展溝通的範圍.
(三)公文語句的組織
1.對公文語句的基本要求
(1)含義明確,清晰,完整,便於準確理解,無歧義.
(2)句子充分搭配得當.
(3)句子成分完整.
(4)語序安排妥當.
(5)合乎事理,合乎邏輯規律.
(6)句式內部結構合乎規範,力爭有最佳表達效果.
2.語序的安排
在公文中準確地安排語序,要注意四點:
(1)尊重語序的習慣性
(2)事理的邏輯性
(3)語序的強制性
(4)語序的選擇性
3.句式的選擇
(1)主謂句與非主謂句.主謂句的使用頻率很高.
(2)主動句與被動句.公文中兩種句子兼而有之.
(3)長句與短句.公文中短句用得較多.
(4)完全句與省略句.完全句是主要的,省略的一般是主語.
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