學生會祕書處規章制度

中山大學南方學院學生會祕書處，是院學生會的重要組成部分，直接受院學生會主席團領導，並對其負責。同時也是溝通各個部門的重要橋樑。為了做好部門本職工作，使部門工作更加迅速高效，井然有序，也為了讓大家更好地瞭解、監督、指正祕書處的工作，特此制定本部門規章。

宗旨：關注學生，服務學生；提高自我，完善自我

原則：盡責、嚴謹、務實、開拓、求真

中心：團結、協作、自信、高效、創新

第一章 祕書處各成員工作職責

祕書處設有部長（副祕書長）一名，副部長三名，幹事若干名。按部門工作性質，分為聯絡組，文祕組，總務組，每副部長負責一小組。

一、聯絡組

（一）、日常工作：

1、聯繫工作。負責院學生會各部門以及部門內部的聯繫事務，以保證工作（會議、晚會等活動）及時迅速順利地開展；

2、物資監管。每次活動前，聯絡組須負責整理彙總所有資料，收發並記錄物資；

3、鑰匙保管。負責辦公室鑰匙：弄丟要上報並重配鑰匙，重配鑰匙的費用由個人支付；當重配鑰匙數達到3把時，為避免學生會財產的損失，祕書處應申請換鎖，該事項由總務組負責。）

4、互助協作。聯絡組要做到協助其他組，其他部門的工作，注意好續後工作。要及時反饋信息，當出現大家意見不合的情況，要適當做好協調工作，自己處理不了的再上報。

5、博客管理。聯絡組須定時整理部門博客，及時把活動的資料和照片放上去。

（二）、注意事項：

1、聯絡過程。聯絡時注意語氣和態度，要做到有文明有禮，以及恰時。在休息時間儘可能不要通知，或者可選擇發短信通知,但是要註明收到請回復；如果在非休息時間還未回覆再次電話通知。如果情況十分緊急,直接電話通知,説明緣由。

2、會議通知。在通知時要重點提醒被通知人的會議、活動時間和地點如果是大型會議要在會議前一天或者是會議前一個小時再跟參加者提醒一下，確保他們的到場。

3、細節提示。重大會議或活動，須提醒參加者注意着裝，並佩戴學生會工作證、校徽。

4、事宜核准。聯絡組要注意活動的時間，如果時間有出入的話要向部長請示清楚再答覆他人。要多次反覆和張部、劉佳老師、劉文基老師、喬華鋒老師確認時間，做好通知。

二、總務組

（一）、日常工作：

1、做好每次會議的記錄和會議前的準備工作。準備工作主要包括會議開始前要先問清開會的老師需要討論的資料，提前打印、整理。

2、寫申請書：申請書要按規範寫，並且要按規範頁規範的字體。經費申請表也要用規範表寫，寫完要先給主席簽名再給劉佳老師。

3、物資管理與物資申請：物資由一個幹事管理，平時物資的損壞、丟失，由此幹事負責。

4、財務報表：由一個幹事負責財務。一學期寫一份財務報表上交。

（二）注意事項：

1、平時由此同學負責把舉辦活動的報銷活動收集交給劉佳老師。交給劉佳老師時，儘可能順便幫老師貼好發票聯。提醒老師把錢還給申請報銷同學，並且提醒申請報銷同學平時多與老師溝通，才能儘快拿到報銷款。還要跟進報銷情況，確保報銷人已拿到錢。

2、物資申請要用物資申請表。表格一式兩份，分別由監察部和祕書處保留。由本部與其他部門幹事一起去拿，並簽名。遵循先申請先審批原則。祕書處要嚴格按照檔案管理條例填寫以上表格,並存檔。物資借出期間出現任何問題由借用人承擔。

3、跟學生會有關的文檔記錄都要用印有學生會水印的模板。

三、文祕組

（一）日常工作：

1、寫策劃書：大型活動要提前一個月出台，並且與外聯部打招呼，提醒外聯部可以提前找贊助商。策劃書交給老師，詢問老師的意見，及時做出修改。

2、按時寫好計劃書，主要是下學期工作計劃，按計劃書進行。上學期主要是學術活動和田徑運動會。

3、每次活動後要做好總結工作，每學期要寫一份祕書處工作總結。

4、要收集好各個部門的工作，寫一份學生會的工作年鑑。

5、收集各系的工作計劃、工作總結。

（二）注意事項：

1、在寫策劃書的時候，要多想幾個解決的方案，預防突發狀況。

2、策劃書和學期工作計劃都要提前寫。

第二章 規章制度

一、日常制度

1、祕書處成員要嚴於律己，遵守學生會的管理制度，互助共勉，樹立祕書處良好的形象和聲譽。

2、祕書處成員不得以權謀私，不得以祕書處或學生會的名義有越權行為，一經發現，視情節輕重，分別處以批評，警告、直至辭退。

3、祕書處成員在執行任務中，出現錯誤應追究該組負責人及當事人的責任。

4、祕書處成員如察覺自己無法勝任祕書處工作，可以向祕書長或副祕書長提出辭職，並上交辭職報告，老師、祕書長和副祕書長根據實際情況討論後，當工作移交完整後方可離開祕書處。

5、祕書處人員在值班時間必須做好各項記錄工作，遇有重大事情無法決斷的，必須及時向祕書長或副祕書長彙報，不得延誤工作。

6、副祕書長有佈置任何任務和下達任何命令，祕書處的成員要互相轉告，儘量使消息讓整個部門的人都知道，這樣才能做到我們互幫互助，任務完成的更好。

7、祕書處成員確保學生會相關信息材料的保密性及準確性。

二、會議制度

1、祕書處全體成員定期召開例會，總結工作，落實、部署下一步工作。

2、如遇特殊情況應事先向副祕書長請假並説明理由，事後明確會議內容，幹事遲到、早退達五次或無故缺席三次者，予以辭退處理。

三、獎懲制度

1．對於本部門表現優秀成員，給予口頭或書面形式的表揚並作好記錄。

2．對屢次無故缺席，並未能講明原因者，公開提出批評。

3．其他方面按照學生會考核制度嚴格執行。

第三章 具體工作安排過程

一、佈置會場的流程

1、物品管理：

2、事項準備：a、申請課室（5教105）

b、安排好嘉賓位置（官位高A的做在中間，面對他們，第二的坐在A的左邊，第三坐在A的右邊）

c、準備好現場音樂（在中場休息時可以播放輕音樂之類）

d、物品要擺放好位置（如果領導多的場合要準備好水果）

e、調試好麥克風、音樂與需要的課件

f、文祕組要確定好流程，準備好會議紀要，打印出適應的份數

g、每次活動要聯繫好宣傳隊（喬老師、許迦勒、藍鳥通訊社）

h、有海報的相關講座要將海報貼在課室內，有橫幅的要吊起來

i、屬於學生的交流會類，要及時整理出一份通訊錄，發給喬老師。

j、出場活動的工作人員要佩戴好工作證和校徽，做在大會座位的左右兩側，沒有座位的站在左右兩側。

k、安排好觀眾的座位，如果人數過多，要安排觀眾坐於中間的階梯。也可以向物業管理人員借凳子。

l、如果到場觀眾過多，要安排好觀眾的入場秩序。

m、事後，有關活動的照片、通訊稿要發給喬老師，如果有團委參加的活動要發給團委祕書長。由其他部門負責攝影與稿件的要提醒其發送。

二、大型活動

1、要提前一個月準備好策劃書，並且最好備多幾個方案供老師選擇。並且與外聯部先聯繫，知會其拉贊助。

2、準備好活動的明細表，安排好各部門的工作，並且讓團委個別部門參與到工作中，落實好各部門的工作，每次活動安排做搬抬桌椅的部門儘量不重複。並且安排好機動組，為隨時候命。活動必須出現的兩個部門為社會實踐部與青協。

3、確定好時間、地點、人物，確定工作人員參與活動前培訓。

4、事先確定好工作餐人數，預訂工作餐。（定餐地點詢問喬老師）

5、協助宣傳部做好場地的佈置，規劃好場地。位置為：文外管經公計

6、準備好活躍氣氛的道具。

7、預備好突發情況，準備突發大雨，領導的去處。

8、對於外來嘉賓、工作人員要安排好住處、吃飯情況。（詢問喬老師）

9、準備好攝影、攝像隊伍。在運動會上要事先提醒好女生部準備醫療隊伍並確認好醫療設備。

10、調試好音響、麥克風，與工作人員溝通（蔣瑋老師負責）。

11、確定好出場嘉賓（張部）評委（劉佳老師）。

12、提前一個星期出節目單，確定人員發放和發放地點。

13、做好宣傳稿，發佈在三個地方――南方後院、官網、學工部（不同地方發不同類型的稿件）

14、準備好簽到：a、彩排簽到

b、活動結束後工作人員的簽到

（簽到表一式兩份，一份交給監察部另一份祕書處存檔。）

15、把握好活動的時間，做好開、關燈和門。

注：該規章制度即日起生效；

中山大學南方學院學生會祕書處保留此規章制度的最終解釋權。

中山大學南方學院學生會祕書處

二??九年九月十二號