公司檔案管理辦法

第一條 設立目的

為規範管理公司在工作中形成的各種具有保存價值的文件資料，有效地促進公司經營與發展，根據《中華人民共和國檔案法》相關規定，並結合公司的實際情況，制定本辦法。

第二條 工作原則

公司的檔案工作實行統一領導，分級管理的原則。各_____部門均應配備與工作需要相適應的專職或兼職檔案人員，集中統一管理本部門內部的所有檔案。

第三條 檔案範圍

1．含義：檔案是指在各種管理活動中，具有保存價值的各種文字、圖表、數據、聲像等不同載體形成的材料；

2．具體範圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄；決策層各種會議記錄、紀要；重要規章制度；重要的契約書、協議書、登記註冊檔案；重要的訴訟檔案；政府頒佈的各種許可證書；各種工程及技術資料、招投標文件；財務會計資料；重要勞動人事資料；其它有關各單位歷史的檔案等。

第四條 檔案管理人員

本公司檔案管理採用集中與分散相結合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業務部門的合同、資料由各部門整理，會計檔案由_____部整理並自行歸檔管理。

第五條 具體管理措施

一、歸檔工作

1．歸檔原則_____原始、真實、合符規定。

（1）歸檔資料必須是公司在生產、經營、管理等活動中形成的原始記錄；

（2）資料應按歸檔範圍進行積累，確保完整、準確、系統，反映企業各項活動的真實內容和歷史過程；

（3）歸檔資料應按照國家和公司有關規定、標準和要求，進行整理、編目。

2．歸檔時間

（1）科學技術檔案（科研類、產品類、工程類、基本建設類、設備儀器類）歸檔時間可視項目週期長短而定，週期短的項目可在科技文件材料全部形成後一次歸檔。週期較長的項目可以按階段分批歸檔。

（2）文書檔案（行政管理類、經營管理類、生產技術管理類）應按年度歸檔，一般應在第二年上半年內歸檔。

（3）會計檔案應按年度歸檔，一般應在第二年二季度內歸檔。

3．具體內容

（1）立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批覆放在一起卷內頁號一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內目錄打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____釐米至____釐米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應當進行修補和複製，裝訂部位過窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小摺疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。

（3）根據卷內文件之間的聯繫，還要進行系統排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗説明、案卷目錄、卷內目錄組合而成。

（4）案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及註明存放案卷年號與卷號。

二、管理工作

1．管理原則_____檔案的管理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯繫，區分不同價值，便於保管和利用。

2．檔案分類

本公司檔案實行按保管期限分類法，具體如下：

（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定；重要的契約書、協議書、登記註冊檔案；重要的訴訟關係檔案；重要的政府許可證書；有關公司歷史的檔案；決算書和其他重要的檔案；

（2）保存十年檔案，包括請示審批提案檔案，人事任命檔案，獎金工資與津貼有關檔案，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要檔案；

（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；

（4）保存一年檔案，指無關緊要或者臨時檔案。如果是調查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。

3．管理人員日常工作

（1）公司應配置保存檔案的必要設備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，並採取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。

（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便於查找。

（3）每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時採取補救措施，對破損或載體變質的檔案要及時進行修補和複製，確保檔案的安全。

4．檔案的銷燬

對於已失去作用的檔案要進行銷燬或用碎紙機進行處理。銷燬檔案材料要經過認真鑑定，確定銷燬的檔案材料必須列冊登記，送______審批後銷燬。

銷燬檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。

第六條 檔案的利用

（1）借閲文件採用審批制，並詳細登記，未經許可，任何人不準借閲，註明歸還日期，簽署借閲部門和借閲人。檔案資料借出時應詳細檢查有無損壞、缺頁等情況，經確認後方可借出。閲後完整按時歸還，歸還時同樣嚴格檢查，以明確責任；

（2）一般檔案須經______在《_______》上簽字批准後，方可借閲本部門有關的檔案資料；重要資料須經_____審批；密級檔案資料，須經______和______共同審批。

（3）原則上不許外單位人員借閲公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閲非本部門有關的檔案資料。須經_____審批。

（4）借閲人員需要複印、摘抄，須經_____批准，未經許可，不得擅自複印、摘抄。

第七條 附則

本辦法由________負責解釋，經_______批准後實施。