中國檔案管理培訓 CHN檔案管理培訓 3月24日為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規範化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，並結合我公司實際情況，制定本細則。
第一章 總則
第一條 公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。
第二條 檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司綜合部統一負責，統一管理。
第三條 公司檔案具體管理工作由專人負責，各部門在工作和業務經營活動中形成的行政、人事、財務、採購、研發、生產、銷售、售後等一系列檔案資料均須由公司統一管理，各部門不得分散保存。
第二章 檔案的收集、歸檔
第四條 對在公司經營、生產過程中所形成的一切有查考利用價值的文件資料、電子文件、照片、實物、光盤等均應進行收集歸檔，部門和個人不得以任何理由拒絕歸檔或以副本、複印件代替正本、原件歸檔。
第五條 歸檔的文件資料應齊全、完整、法律手續完備且符合耐長久保管的要求，杜絕熱敏紙和有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純蘭墨水、複寫紙等不耐久保管字跡的文件資料的歸檔。已破壎的文件應給予修整，字跡模糊和易褪變的文件應予複製。
第六條 各部門應指定一名業務熟練，對文件資料的形成、移交、歸檔有控制作用的人員擔任兼職檔案員，負責本部門文件資料的收集、移交、歸檔和留存本部門查閲文件資料的保管。
第七條 行政、人資類的綜合部分的文件資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查;財務會計帳務所包含的報表、帳冊、憑證等檔案由財務部門按有關規定自行歸檔;市場營銷類的市場對外合同、技術協議、項目信息台賬等部分的文件資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查;技術研發設計、生產製造安裝大類的圖紙、説明書、合格證等文件資料一般應形成三套，二套移交歸檔，一套留存本部門備查。
第八條 綜合類的檔案一般在形成的當月月底前向檔案室移交完畢;技術研發設計、生產製造安裝大類的檔案應在項目、工程重要節點結束一個月後對應移交歸檔;重要的合同、協議、會議文件、報表等可及時移交歸檔;因公出差形成的歸檔範圍內的文件、資料、圖紙返回單位後要及時歸檔，個人不得留存。
第九條 電子文件的邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。歸檔的電子文件應使用不可擦除型光盤，一式二套。在接收電子檔案前應對檔案的每套載體及技術環境進行檢驗，合格率達100%時方可進行交接。歸檔的電子文件應有相應的紙質文件一併收集歸檔。歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》。歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有前電子文件的載體保存至少一年。歸檔的電子文件應用通用格式，如不能轉換，收集時應同專用軟件一併歸檔。
第十條 檔案人員參加重大設備到貨的開箱驗收，現場收集應歸檔的説明書、合格證、圖紙、清冊等資料，並在開箱驗收記錄上簽字。檔案負責人按年度將開箱記錄、設備清單等整理歸檔。
第十一條 所有歸檔的文件資料、光盤、實物、照片等檔案均應辦理移交手續，接受登記表一式兩份，一份由檔案室存放，一份交移交部門保存。檔案人員對不符合質量要求的檔案有權拒收，並指導移交人按要求重新收集、整理、歸檔。
第十二條 檔案人員應對文件資料形成的真實性、完整性、和質量進行檢查，並對查出的問題依據公司的經濟責任制考核辦法提出考核意見。
第三章 檔案的整理
第十三條 歸檔的文件資料移交檔案室後，檔案人員要及時進行高標準的規範整理，使案卷質量達到《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2000)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)等的要求， 財務會計賬務類檔案由財務負責人員按有關規定自行進行整理。
第十四條 按照綜合類、財務類、市場類、技術研發類、生產製造類、重大項目類六個分類表對歸檔文件資料進行分類，做到分類準確無誤。
第十五條 合理確定文件資料的保管期限和密級。
第十六條 整理時要做到組卷合理，編目符合規範要求，案卷題名簡明、準確地揭示卷內文件內容，著錄案卷目錄。
第十七條 檔案編號方法
1.以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便於科學管理和開發利用。
2.檔案大類別均以具體類別前兩個字拼音首字母命名，具體為：
行政類：XZ 人資類：RZ 財務類：CW
技術類：JS 市場類：SC 製造類：ZZ
3.重大項目編號。以項目合同簽訂具體時間、名稱及產品為依據進行編號，如以山東晉煤明水惰化保護系統項目為例，其項目大類編號為：20150416-晉煤明水-惰化-01，其中20150416代表項目合同簽訂日期，晉煤明水代表項目業主及項目現場所在地簡稱，惰化代表項目產品，01代表項目所處階段資料的代碼(01代表項目市場資料，02代表項目技術資料，03代表項目採購及生產資料，04代表項目售後資料，05代表提交業主資料)。
第十八條 案卷整理應在整理間或辦公室整理區域內進行。整理時嚴禁無關人員進入或停留;因故離開時要將文件資料放好;嚴禁在整理間或整理區域內抽煙和閒聊，做與工作無關的事情。
第十九條 篩選出的沒有存檔價值或重份的文件資料要妥善放置或退回到形成部門供查閲使用，嚴禁隨便放置或當廢品處理掉，確需銷燬處理，必須登記造冊，經主管領導批准後進行。
第二十條 歸檔的電子文件按相關要求進行整理。歸檔電子文件以件為單位整理。將著錄結果製成電子目錄和紙質目錄。
第二十一條 檔案人員對案卷質量負責，如發現問題要立即進行整改。重大失誤要按公司相關考核辦法進行考核。
第四章 檔案的保管
第二十二條 應選用較好的裝具裝放檔案。卷皮、卷盒均應採用無酸材料製成，檔案櫥架要擺放整齊，實行定置管理，檔案排架要有規律、合理，便於搬運和通風。
第二十三條 檔案庫房要有防火、防盜、防漬、防潮、防有害生物、防光、防塵、防有害氣體侵害的措施，相對濕度要保持在45%-60%，温度要保持在14—24℃，定期打掃，保持清潔。
第二十四條 嚴禁無關人員進入庫房;嚴禁在庫房內抽煙和進行與工作無關的事情。
第二十五條 檔案庫房和檔案櫥的鑰匙要妥善保管，不準交與無關人員，不準隨便放在辦公桌上。
第二十六條 每年年底要對庫存各類檔案進行一次統計，登記好統計台帳，在規定的時間內上報上級檔案管理部門。
第二十七條 歸檔電子文件的保管除符合紙質檔案的要求外，還要符合下列條件：
1、歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、記錄塗層。
2、單位載體應裝盒，安全存放，且避免擠壓。
3、存放時要遠離強磁場、強熱源，並與有害氣體隔離。
第二十八條 每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性;如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少於3年。保留期滿後對可擦寫載體清除後重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。
第二十九條 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於10%，如發現問題應及時採取恢復措施。對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少於4年。
第三十條 對密級到期檔案要進行及時解密;對保管期限到期的檔案要及時做出鑑定和處理。需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：
文件等級 文件類型保管期限
一級
祕密文件公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、榮譽、經營計劃、管理決策，與總部及其他單位往來發文，人事方面的各種文件，財務報表、賬冊、資產核算，合同及司法文書，各類產品圖紙，項目信息等
永久
二級
重要文件會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批覆、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項目的文件等
5年以上
三級
普通文件員工考勤，前台的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發、排產計劃，倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閲、銷燬，後勤方面的費用申請、辦公用品管理、採購、出車及維修記錄等。
3年
第三十一條 檔案人員調離時，要嚴格履行交接手續，對檢索工具、庫房鑰匙和檔案管理狀況等情況進行有效交接。
第五章 檔案的利用
第三十二條 公司員工到檔案室查閲、借閲、複製存檔的文件資料要辦理登記簽字手續，凡與本職工作無關的檔案原則上不與借閲。利用帶密級和非工作範圍內的檔案要填寫《檔案利用申請單》。機密、絕密檔案需經公司董事長批准方可提供查閲，但不能借出和進行復制。
第三十三條 一般情況下不向非本公司人員提供利用。卻因工作需要查閲時，必須有我公司接待人員陪同辦理利用手續。
第三十四條 公司檔案原則上只能查閲不能借出，確因工作需要，履行批准手續後方可複製或借出，借出時間不能超過一天。技術研發設計、生產製造安裝大類的圖紙、説明書需要借出時只能提供副本，時間不能超過三天。需要進行復制時履行批准手續。
第三十五條 只有授權的人員才能查閲電子檔案，有關人員經過批准後可臨時授權查閲。歸檔電子文件的封存載體不得外借。未經批准任何部門或人員不允許擅自複製電子文件。
第三十六條 底圖、照片、實物、光盤等原則上不借出檔案室。
第三十七條 檔案利用者應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件採用聯網的方式利用時，有穩妥的安全保密措施。
第三十八條 檔案利用者要愛護檔案，不得塗畫、損壞、轉借，確保檔案的安全。
第三十九條 公司員工調離時必須歸還所借文件資料，且須經檔案人員確認後方可辦理離開公司手續。
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