辦公室文祕人員如何寫好公文類工作總結

　　辦公室文祕人員如何寫好公文類工作總結

工作總結雖然不是《國家行政機關公文處理辦法》規定的公文種類之一，但它的使用頻率之高卻是許多正式公文所無法相比的。可以説，寫好總結這一常用文體是政府系統各級辦公室文祕人員的一項基本功。下面是本站小編收集整理的辦公室文祕人員如何寫好公文類工作總結，歡迎大家閲讀。
 

一、工作總結的涵義和特點

工作總結，通常叫總結，是通過對以往工作的回顧、反思和分析研究，找出成績與問題、經驗和教訓，得出規律性的認識，用以指導今後工作實踐的一種應用文體。總結所要解決和回答的，是某一時期的工作中已經做了什麼，如何做的，有什麼經驗教訓。它要求把零星的、膚淺的、表面的、感性的認識，上升到全面的、系統的、本質的、理性的認識。由此可見，總結的實質就是運用辯證唯物主義的觀點，把過去的工作實踐提升到理論高度予以認識的寫作活動。

總結具有以下特點：

第一，自我性。總結是人們自身實踐的產物。它以客觀評價自身工作活動的經驗、教訓為目的，以回顧自身工作情況為基本內容，以自身工作實踐的事實為材料，其總結歸納出來的理性認識反映的是自身工作實踐的規律。因此，自我性是總結的最本質特點。它要求總結的內容必須真實，總結的材料要來源於自身實踐，不能東拼西湊、添枝加葉;總結的觀點必須恰如其分，只能是從自身實踐活動中抽象出來的認識，不能任意粉飾、拔高。

第二，歸納性。總結應當忠實於自身工作實踐活動。但是，總結不是對工作實踐作簡單的複製，完全照搬工作實踐活動的全過程，而是通過對實踐活動的回顧，對實踐作本質的概括。它不僅要反映工作做得“怎麼樣”，而且還要闡明“為什麼”這樣做，今後應當“怎麼做”。要在回顧工作實踐活動全過程的基礎上，對工作中的成績與問題、經驗與教訓進行分析研究，把感性認識上升為理性認識，歸納出能夠反映事物本質的規律。這也正是總結的價值所在。

三，羣眾性。無論哪一個部門、哪一個單位的總結，都要集中反映羣眾的工作實踐，反映羣眾創造的成績和經驗。

第四，證明性。就是説總結的基本表達手段是被動的(嚴格地説是證明)，它要用自身實踐活動中的真實的、典型的材料來證明所得出的各個判斷的正確性。

二、總結的作用

毛澤東同志曾經指出：“在生產鬥爭和科學試驗的範圍內，人類總是不斷髮展的，自然界也總是不斷髮展的，永遠不會停止在一個水平上。因此，人類總得不斷地總結經驗，有所發現，有所發明，有所創造，有所前進。”這是對總結作用的精闢論述。

概括起來，總結具有以下作用：

第一，可以全面、系統、客觀地對以往工作進行評價，做到“心中有底”。

第二，通過總結，可以肯定成績、發現問題，分析成功與失敗的經驗、教訓，進一步認識客觀事物的發展規律，制訂出更加切實可行的方針、政策、計劃，指導今後的工作。

第三，可以提高我們的工作水平和領導能力。通過總結可以為領導機關提供情況和經驗、教訓，以便領導機關從實際出發，加強科學管理，更好地指導工作。特別是對典型經驗、先進做法進行總結推廣，可以對面上工作起到促進作用。

三、總結的分類

總結的類別，有許多劃分方法，但從總結涉及的範圍來看，可以分為兩類。

一是全面總結。也叫綜合總結，這是對某一個單位、部門、系統或地區某一階段各個方面工作的全面總結、內容廣泛、注重全局。如《XX市人民政府2019年度工作總結》，就需對經濟發展、社會事業、機關建設等多個方面進行總結。綜合總結內容比較全面，但並不是必須面面俱到，而應選擇成績最顯著、經驗最突出或對全局工作最重要的某幾個方面去總結。

二是專題總結。也叫專題經驗總結。這是對某一方面工作、某項任務，或者工作中的某個突出問題作的專門總結。這種總結在實際工作中使用得也比較多，它要求內容集中、重點突出、針對性強。如市政府辦公室曾為市政府原祕書長XXX寫過一篇署名文章，題目是《堅持兩全一高指導思想深入開展三無一有競賽活動》，發表在《祕書工作》上。

這篇文章就是對如何在全市政府系統辦公室提出“兩全一高”指導思想，怎樣開展“三無一有”競賽活動進行專題總結的。寫專題總結，要在對某一問題有深刻認識的基礎上，進行嚴密的分析、論證，做出結論，通常是按照提出問題、分析問題、解決問題這樣一條線索來進行構思的。

四、總結的寫法

(一)總結的一般寫法

總結，特別是專題總結，有各種各樣的寫法，但不管怎樣的寫法，一般都要有以下幾方面的內容：

1.標題。總結的標題大體有兩類構成形成。

一是公文式標題。也叫四項式標題，由單位名稱、時間、事由、文種等項組合而成。有的是完全式標題，即四項都有，如《XX縣人民政府2019年度工作總結》;有的是不完全式標題，省去文種以外的一項或兩項，如《2017年三無一有競賽活動總結》《工作總結》等。

二是非公文式標題。也叫新聞式標題，常用於專題總結，這種標題比較靈活，一般又分為單標題和複式標題兩類。

單標題：即用所要表述的中心觀點作為標題。如2017年初政府系統辦公室“三無一有”競賽活動總結表彰大會上，偃師市作的典型發言《強化調查研究服務領導決策》，用的就是這種單標題的形式。

複式標題，即既有正題又有副題，正題突出中心，副題註明單位、時間、事由和文種。如《綜合治理齊抓共管持之以恆——XX縣整頓社會治安工作總結》。

2.正文。總結的正文由前言、主體和結尾三部分組成。

(1)前言。即正文的開頭，要求簡明扼要，緊扣中心，有吸引力，一般是概述基本情況，為主題內容的展開作必要鋪墊。寫法比較靈活，通常有以下幾種方式：

概述式：概括介紹基本情況，即交待工作的背景、時間、地點、條件等，不要求全求詳，一般不要涉及與中心無關的事項。

結論式：先明確提出總結出的結論，使人瞭解經驗教訓的核心所在，然後再引出下文。

提示式：對工作的主要內容作提示性、概括性的介紹，它不概括經驗，只提示總結的工作內容和範圍。

提問式：先設問提出問題，點明總結的重點引起人們的關注。

對比式：對有關情況進行比較，以説明成績，闡明優勢，引出下文。

總結也可以綜合應用上述幾種方式開頭，但都要交待清楚基本情況，要通過適當的歸納和概括，用一些基本的統計數字來説明，以增強表達效果。

(2)主體。這是總結的核心部分，主要包括下列內容：

一是做法、成績與經驗。這是總結的主要內容，要求寫得詳細、具體。要寫明做了哪些工作，採取了怎樣的措施、方法和步驟，有什麼效果，取得了哪些成績，取得成績的主客觀原因是什麼，哪些做法是成功的、行之有效的，有什麼經驗和體會。這些內容中，做法、成績是基礎材料，經驗、體會是總結的重點，在全文中佔有主導地位。這部分內容一般比較豐富，寫作中要處理好主次詳略的關係。那些關鍵性的、有創造性的做法要介紹得詳盡、具體、清楚，突出的經驗體會要重點闡明，其他內容則可寫得概括、簡單一些。

具體寫作時，做法可以單獨寫，也可以和經驗結合起來寫。經驗可以分條開列，自成一個部分，也可以結合工作進度來寫，將其融入每部分之中。寫經驗時，不但要指出具體經驗是哪些，還要用典型材料對經驗加以充分的闡述，提示經驗的意義和效果。在形式上，有的列小標題，有的不列;有的用序數逐條標出，有的則根據內在邏輯關係分段表述。

二是問題與教訓。要寫出工作中存在的問題與不足，以及它們給工作帶來的影響、造成的損失，分析出現問題、失誤的主客觀原因及由此得出的教訓。不同的總結對這部分內容的輕重處理也不盡相同，比如着重反映問題的總結，就要把這部分作為重點來寫。

三是今後的工作設想和努力方向。這是在總結經驗教訓的基礎上，針對工作的實際問題，提出改進措施，或者説明今後打算，或者説明工作發展趨勢，展望工作前景，提出新的目標。

(3)結尾。可以概述全文，可以説明好經驗帶來的效果，可以提出今後努力方向或改進意見，也可以不要結尾段，以今後的工作打算作為結束語。

3.落款。寫上總結的單位名稱，標明時間，題目中已有單位名稱的，可只標明時間。

(二)總結常用的結構形式。

寫總結沒有固定的模式，以上所述各個部分所佔的比重和筆墨多少，各個部分根據什麼樣的邏輯聯繫起來，強調什麼，突出什麼，都應根據實際工作的情況和總結的側重點來考慮，所選擇的素材應當反映事物內在的聯繫，服從全文的中心。其結構原則，一是要根據客觀材料，在總結所要表達的總的觀點指導下，確定總結寫哪幾個部分。二是要根據事物內在的聯繫，確定各個部分之間、部分與中心之間的關係，即結構各個部分之間的關係。三是要根據客觀實情確定中心和重點。四是要根據各部分之間的關係、總結的重點以及認識規律，確定各個部分的次序。

一般説來，總結不外乎從縱橫兩個角度來組織材料，安排結構。通常採用以下一些形式。

1.分部式。即按照“情況——成績——經驗——問題一意見”或者“主旨一一做法——效果——體會”的順序，先寫主要工作情況，即做了哪些工作，取得了什麼成績，然後寫主要做法，經驗、教訓或體會。這種寫法將總結分成了幾個大部分，依次來寫。為了做到眉目清楚，每個部分可用小標題，或者用序號列出。這是長期以來寫總結沿用的習慣寫法，所以又稱傳統式或程序式結構法。

這種寫法的好處是容量較大，眉目清楚，適用於大型總結、全面總結。

2.階段式。這是把要總結工作的整個過程，按時間順序劃分成幾個階段來寫。每個部分把其中一個階段的工作情況、經驗教訓結合在一起來寫。採用這種縱式結構，全文脈絡清楚，便於突出工作的發展進程和每個階段工作的特點，適用於同期較長而又有明顯階段性的工作總結。如《三講教育工作總結》。

運用這種結構形式，一定不要記流水帳，要注意突出各個階段的特點，注意各階段之間的連貫性。

3.條文並列式。

這是把總結的內容按性質分類，逐條逐項排列。一種是以經驗體會為序分條，結合經驗體會的分析闡述，自然地介紹工作情況，夾議夾敍，講清問題;一種是以工作項目為序分條，在介紹工作情況的基礎上，引出經驗教訓。兩種寫法，前者更佳。各條有相對的獨立性，又圍繞中心有密切的聯繫。各條文之間，表面看是一種並列形式，實質上要體現一定的邏輯關係，或者是並列關係，或者是主從關係等等。

這種結構形式，能突出總結的理論性，適用於專題經驗總結，也稱之為經驗體會式。

4.總分式。這種結構形式常用於全面總結。先總述工作情況，如形勢、背景、成績，然後再分若干項主要工作逐次總結。它區別於條文式的地方是：它的開頭部分即綜述部分比條文式寫的更周到、全面、詳盡些;它的主體部分既可以分條，也可分部分列小標題，且分項一般按工作內容、範圍來分類。

運用這種結構方式要突出重點，不是主要方面的工作，不必專門列項來寫，可在總述情況時加以交待。分項總結的工作，也不必面面俱到，平均用力。

5.貫通式。這是圍繞中心，按時間順序或者事物發展順序，抓住主要線索，層層分析説明，總結工作的全過程。它不分條款，不用小標題，前後貫通，一氣呵成，按自然段落安排層次。這種結構適合內容比較單一的專題總結。

五、撰寫總結應該注意的幾個問題。

(一)要有正確的指導思想和實事求是的精神。總結工作的目的是為了檢查工作任務的完成情況，明確工作中的成績與問題，從中取得經驗教訓，以利今後工作的開展。因此，總結必須準確地反映客觀真實情況，不能用主觀的框框去套客觀事物;不能脱離實際，生編硬造，借題發揮;也不能為了邀功請賞、譁眾取寵而誇大成績、掩飾問題、文過飾非。要實事求是地總結工作，必須有科學的態度和正確的思維方式，堅持用辯證唯物主義的觀點分析問題。

既要看到工作的有利條件，又要看到不利條件;既要看到主流，又要看到支流;既要看到工作成績，又要看到問題和不足;既要看到現在的工作成績，還要看到將來的發展趨勢和前景。不要採取肯定一切或否定一切的簡單態度，也不要靜止地看問題。這樣才能得出符合客觀實際的認識，用以指導今後的工作。

(二)要佔有豐富的材料，掌握全面情況和整個工作進程。選擇材料，一是要選擇能為中心服務的材料。材料太多，不但羅嗦，且會淹沒中心。凡不能表達中心或與中心無關的材料，要堅決捨棄。二是要選擇最典型、最有代表性並能反映問題本質的材料。三是要選擇新穎、有特色的材料。總之，寫總結必須佔有豐富的材料，既要有面上的材料，又要有點上的材料。面上的材料有概括性、可以反映事物的全貌;點上材料具體、生動，能夠通過個性更深刻地反映事物的共性。只有佔有豐富的材料，掌握全面情況，寫起總結來才能避免以偏概全、掛一漏萬，才能準確地找出最能反映全局工作的經驗教訓。

(三)要抓住重點問題，總結出規律性的東西。首先，要注意確定重點和中心。總結不是現象的羅列和記錄，而是反映現實和規律的，要把大家對現實分析研究的結果寫出來，把認識清楚了的、考慮成熟了的東西寫出來。因此，在明確總結的指導思想以後，還要有目的地確定總結的重點和中心。抓不住這些，即使洋洋萬言，也不是一篇好總結。

其次，要尋找與把握工作中帶有規律性的東西。這是寫總結的硬功夫，是重點和難點之所在。有人寫總結，只是把所收集的情況和材料一一堆積上去，或者只是原原本本地把工作的過程寫出來，面面俱到，龐雜累贅，抓不住要領，形成一本“流水帳”，使人讀後不知總結要説明什麼問題，更不能從中得到有益的啟示。這種總結是很容易寫的，但寫出來用處不大。一份好的總結，應當抓住重點，分清主次，概括地反映總的情況，重點説明幾個問題。問題太多就會沖淡主題。非重點的問題，可以少用些筆墨，至於細枝末節或無關問題則一律不寫。

(四)要做到觀點和材料相統一。觀點來自材料，沒有材料不成觀點。但觀點一旦形成之後，又必須以觀點統帥材料，以材料説明觀點。怎樣才能做到觀點和材料的統一呢?常見的方式有：

1.選擇典型材料來反映觀點。有的用一個典型材料説明一個觀點，有的用幾個典型材料説明一個觀點，有的把觀點融合在對典型材料的敍述之中。

2.運用不同材料，從對比中闡明觀點。如用好的典型同差的典型對比，新經驗同舊做法對比，點上情況同面上情況對比，等等。

3.運用數字性材料來説明觀點。總結中運用的數字，一般有絕對數、平均數、百分數、對比數等。這些數字有很強的概括力和表現力。有的問題和觀點，用很多議論也難以説清，而用幾個數字，就可使人一目瞭然。當然，數字的運用要恰到好處，要通過數字分析情況、提出問題、説明觀點，不能無目的地堆砌數字。

4.用羣眾中有説服力的生動説法來印證觀點，以增強讀者的感受。

此外，總結的語言要簡明、生動，“大體”“一般”“基本”等不太確定的詞語要儘量少用。總結不是文藝作品，不能使用誇張的手法、奇特的比喻、大段的抒情，但文章要生動活潑，以增強文章的效果。要把記敍性文字和説明性文字有機地結合起來。記敍文字是分析説理的依據，分析説理又是對記敍情況的綜合、提高，兩者要有機結合，切忌彼此脱節，互相矛盾。