本文以“文祕檔案工作的可持續發展探討”為主題，旨在探討如何使文祕檔案工作實現可持續發展。文祕檔案是組織運行的重要支撐，關係着信息管理的效率和質量。文章將從加強檔案管理、推進數字化轉型、提高人員素質等方面探討提升文祕檔案工作的可持續性，為相關機構提供實踐指南。
第1篇
摘 要：當中國經濟在飛速發展和計算機網絡普及的同時，社會中越來越多的工作逐漸向信息化管理模式發展，其中文祕工作與文書檔案管理工作新一步的發展已經離不開信息化管理辦法，並且將這兩種工作更緊密的聯繫在一起，大大提高了行政組織中的工作效率，推動了各項工作的發展。因此，本文以文祕工作和文書檔案管理工作的聯繫與發展，提出了進一步加強文祕工作與文書檔案管理工作幾條建議，希望能夠協調相關行政部門的工作，建立良好的工作環境，提高工作效率。
關鍵詞：文祕工作；文書檔案管理工作；關係；協調互助 信息化
當前，中國的經濟發展速度領先全球，受信息化時代的影響，很多工作之間都建立了一定的聯繫，這些工作相互協調配合，極大地提高了我們的工作效率。當中，
文祕工作與文書檔案管理工作藉助信息化技術的支持，加強了兩項工作的聯繫，促進了文祕工作與文書檔案管理工作一體化的進程，是現代化管理工作的一大進步，體現了科學管理的理念，是我國行政管理現代化、規範化、便捷化的重要里程碑。為此，本文開展了以加強文祕工作與文書檔案管理工作主題的探討。
現如今文祕工作的日常任務就是相關人員在日常管理過程中，根據一定的工作規律或規範，按照相關的行事原則，將各種文件進行有效地處理，並明確的標明各個文件之間的關係，負有承上啟下的作用，在單位裏可以向領導提供有效的數據支持和重要材料，是很多領導工作中不可缺少的重要幫手。隨着科學技術的發展很多的文件處理需要藉助計算機的幫助，減少了人工的耗費，同時也提高了工作的效率和準確性。文書檔案管理工作與文祕工作有很大關係，同樣是處理相關的文件，但是它是建立在文祕工作基礎上的，文祕工作人員將整理完整的重要材料移交到文書檔案管理人員的手上，然後檔案管理人員根據文件的特點和屬性分門別類再進行妥善保存，方便以後工作中對相關文件的`查找。在信息化技術發展普遍的時代，文書檔案管理工作同樣也離不開信息技術這一鋒利的武器雖然信息化技術不能完全將檔案管理工作進行無紙化處理，但是可以利用計算機幫助我們迅速找到自己想要的文件以及文件的位置，提供更加智能化、便捷化的服務。
文祕工作與文書檔案管理工作這兩項工作都屬於行政管理一類，這兩者在工作上是相互溝通、輔助協調的關係，將這兩項工作有機的結合起來是現代化辦公的必要手段。文祕工作與文書檔案管理工作在日常生活中都需要經常與文件打交道，文祕工作者是文件的創造者，而文書檔案管理工作者是文件的守護者，這兩者在工作中要不斷地進行交流，因為一旦完成一份重要的文件或資料就要移交到檔案管理室進行保存。以後若因為工作需要，文祕工作者還需要文書檔案管理人員的幫助找到相關資料。由此可見，文祕工作與文書檔案管理工作的質量相互影響着對方的工作質量，因此加強這兩項工作統一化管理是現代化辦公必要手段。接下來就讓我們一起探討如何加強對這兩項工作的管理，提高辦事效率。
第2篇
1進館檔案質量不高。由於種種原因，檔案界一直對館藏量津津樂道，衡量檔案館的規模以及達標升級，館藏量均為主要條件之一，豐富館藏成為各檔案館追求的主要目標。在增加館藏之際，一些不具進館價值的檔案也悄然入館。因此，檔案館需要鑑定的已不僅僅是到期檔案，還有大部分冠以長期、永久之名，卻無實際保存價值的檔案。
2檔案館未做到有計劃、經常性地開展鑑定工作，導致需要鑑定的檔案與日俱增。在庫房不緊張的情況下，鑑定工作並不十分迫切，況且鑑定工作費時費力，又難見成效，因此檔案館未將鑑定工作放到應有位置，致使鑑定負擔越來越重。
目前，檔案採取的是案卷裝訂的.方法，分厚卷皮及子母卷小卷皮 兩種。具體鑑定時，卷中若有不符合保管期限的文件，處理手續十分繁瑣：
1拆卷。將不需要繼續留存的文件剔出，並在卷內文件目錄上註明;如剔除文件較多，則需要重新抄寫卷內文件目錄，然後再重新組卷。
2調整檔號。保管期限的調整、案卷的變化，需要重新編排檔號才能保證管理和利用。
3調整檢索工具。案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需作相應調整、更改。這種牽一髮而動全身的操作，令工作人員望而卻步。
文書檔案的鑑定，不同於專業檔案，如會計檔案保管期限劃分為5、15、25、永久等幾個級別，期限劃分得較明確，鑑定時便於操作。文書檔案內容龐雜，涉及面廣，價值不易確定，在鑑定時困難較大。目前，鑑定標準依據的是1987年頒佈的《文書檔案保管期限表》，此保管期限表雖在多年的文書檔案立卷、接收、鑑定工作中起到了重要作用，但實踐證明，在保管期限的劃分方面還存在不足之處，不便於鑑定人員操作，影響了鑑定工作的開展。
1、注重進館質量，少一些無價值檔案進館。從某種義上講，檔案在進館之前，已多次涉及到鑑定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時的篩選、鑑定;二是檔案指導部門定期對案卷質量檢查時涉及到鑑定;三是檔案館接收之前對案卷進行的檢查。在這三個鑑定環節中，立卷鑑定環節是確保案卷質量的關鍵，檔案局館的指導、檢查是進一步保障。因此為保證檔案進館質量，應提高立卷人員業務素質，在立卷環節就使保管期限劃分準確;在指導檢查環節，應將案卷質量作為重點之一，及時監督立卷人員改正問題;在檔案館接收前的檢查環節，更應當注重檔案內在質量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價值的檔案解決在進館之前。
2、改進立卷方式，提高現代化管理水平。傳統的立卷方式存在一些不足之處，不利於檔案的鑑定上文已有所涉及 。改革立卷方式，便於文書檔案的立卷、接收、鑑定，已是勢在必行。以件為單位組卷並輔助以計算機管理的立卷方法，雖處於嘗試階段，僅其便於隨時剔除無保存價值文件的優勢就是顯而易見的。這種立卷方式在鑑定時，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作效率。
3、改革現行文書檔案保管期限表，便於鑑定操作。當前鑑定工件依據的《文書檔案保管期限表》存在諸多對鑑定工作不利之處，應進行必要的改革。一是調整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關係介紹信、下級報送文件、上級下發文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進館後多數無人問津，佔據了庫房，又為鑑定工作增添了負擔。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如果僅從一個單位角度劃定保管期限，必然會導致檔案館各全宗檔案的重複，影響檔案鑑定工作。如幹部任免、各類審批表、下級單位報送的年度以上的報表等，涉及單位都要移交進館。這些問題如不在立卷劃定保管期限時解決，進館後依靠檔案館鑑定剔除，難度相當大。三是保管期限劃定儘量明確。只有短期、長期、永久界定保管期限，在鑑定時不易掌握。如長期為16-50年，跨越年度如此之大，令鑑定人員無所適從。
4、在檔案館設立鑑定機構，由專門機構或專人負責鑑定工作。主要是對館藏到期檔案進行統計，制定鑑定計劃;對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行調查、分析，提出鑑定意見，保證檔案館鑑定工作有條不紊地進行。
第3篇
在深入改革發展的今天，要想讓各級領導、職員越來越廣泛地來支持、協助與配合文祕檔案工作，就必須解放思想，轉變觀念，讓檔案和檔案工作走出封閉，走近管理者，走向社會。
首先，促使全員開放觀念。長期以來，員工都認為檔案室是十分神祕的，雖然一系列
的政策法律為檔案工作的開放提供了各種保障，但在實際工作中，檔案工作的開放程度和員工利用的期望值還是有一定的距離。再加上員工的檔案意識薄弱和較為繁瑣的查檔借閲手續，很少有人願意去查檔並及時利用檔案。久而久之，就形成了一種你查我找的被動性思維方式。而在現在這個開放的社會，文祕檔案工作必須根據企業、社會發展的需要，將封閉管理轉為開放式管理，檔案工作者也應樹立時代感、責任感、緊迫感，樹立開放的思想意識，從自我封閉的小圈了裏走出來，不等不靠，變被動服務為主動向產業、管理等各方面服務，併為利用者營造一個良好的利用檔案的環境。
其次，促使全員樹立法制觀念。檔案工作者都要牢固樹立有法必依、執法必嚴、違法必究的法制觀念。《中華人民共和國檔案法》等一系列國家關於檔案工作的法律、法規是我國文祕檔案工作健康發展的重要保證。這些法律、法規明確地規定了檔案資理、收集及利用等方面的內容，作為文祕檔案工作者，都要認真學習，只有知法、懂法，才能執法、用好法。只有具備了良好的法制觀念，才能嚴守黨和國家的機密，運用法律武器，同那些塗改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷燬檔案等不法行為作鬥爭；也只有具備了良好的法制觀念，才能保持清醒的頭腦，不受物質利益的誘惑，堅持原則，依法辦事，從而進一步使檔案工作走向法制化。
再次，促使檔案工作者樹立服務的觀念。服務觀念是當代文祕檔案管理工作中一個不容忽視的重要課題，直接關係到檔案事業的可持續發展。檔案作為一種信息資源，只有被開發利用，才有可能轉化為生產力，而這種轉化和檔案工作人員的服務觀念成正比。服務觀念越強，方式越周到，內容越廣泛，這種轉化就越快，收益也越大。要提高服務意識，觀念就要更新，要改變過去重保管、輕利用的工作思路。要打破原有的思想定勢和障礙，用創新思維去指導工作。
2.2實現“實質性融合”是文祕檔案工作可持續發展的重點。
所謂實質性融合，是指通過一定的方法、手段和措施，使各檔案工作機構以及檔案管理的各個方面各個環節，成為一個相互合一、彼此包容、協調統一的新的`有機整體的管理活動。
由於檔案工作涉及面廣，為保證文祕檔案工作順利進行，應建立綜合協調機制，以來協調企業各部門之間的歸檔工作，將企業各門類檔案材料集中起來，這樣就克服了檔案的分散保存和各自為政所帶來的侷限性，使檔案全面、完整、準確地反映企業工作全貌。
另外，在檔案集中統一管理的基礎上實行設置合理的全宗管理，可使檔案工作整體化、系統化，既可以確保入館（室）檔案的完整，又可避免檔案的混亂，便於利用。
最後，實現檔案工作的融合，必須樹立“以人為本”的思想，努力尋求、創造“人”與工作的適應環境。在考慮檔案工作目標實現的同時，進一步調動檔案工作者的積極性和創造性，讓他們充分發揮自己的聰明才智。
人們對檔案信息的需求量與日俱增，需求範圍也越來越廣泛。本文認為，檔案工作的創新，需要從以下幾個方面入手：
第一，實現文檔一體化。要實現文檔的一體化管理，就要對電子文件實行前端控制、全程管理。它要求電子文件的形成者和電子檔案的管理者通力協作，將高校檔案管理的職能向前延伸，在文件形成時檔案工作人員及時介入，要提前到文件生命週期的最前端進行，即從一開始就進行檔案化管理，變被動為主動，將文件的登記、鑑定、整理、着錄、保存和利用等一系列檔案管理行為都完全融入文件辦理運行程序之中同時進行，形成一個不能隨意割斷的完整的“生命過程”。
第二，實現檔案信息網絡化。實現檔案信息的網絡化是檔案工作不斷創新的必然要求，推動着檔案事業的持續發展。要實現檔案信息網絡化，檔案部門加強基礎性資源建設是關鍵。建立豐富的電子檔案是加快檔案信息網絡化的中心環節。沒有大量的電子檔案的支持，檔案信息網絡化就是“無源之水、無米之炊”。
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