辦公室祕書基本職責

一、文件服務
［基本職責］文件的收發、呈送、轉遞、退存、管理，批示的處理，帳外文件的收集、歸檔。
［工作要點］
_、在文件的傳遞中，應堅持“哪來哪去”，特別是發文稿、承辦文件和傳閲文件，領導閲籤後，應退回祕書科或有關承辦科室，不要橫向傳遞。
_、對有關部門或工作人員不按正常辦文程序送籤的發文稿或請示件，一般應先交祕書科處理，不要直接送領導籤批。
_、對各部門、各單位主送區政府需要辦理的請示件，有關領導應在主辦件的公文處理單上批示，一般不要直接在抄送領導同志個人的抄送件上籤批；確實需要批示的，各區政府領導的工作聯繫人員應將批示文件交祕書科統一處理，不要直接轉辦。
_、協助領導把好公文籤批關，為領導準備好符合檔案要求的筆、墨水和用紙。
_、及時收發、呈送和清退閲批文件。
_、對領導批示需發《抄告單》的，及時草擬《抄告單》，並送祕書科統一編髮。
_、對領導公務活動中形成的文件、資料，應注意收集歸檔。
_、增強安全×＝意識，切實防止失密、泄密事件發生。
二、會議服務
［基本職責］做好區政府領導主持召開的有關會議的會議服務工作。
［工作要點］
_、對區政府領導主持召開的小型會議，由工作聯繫人員負責落實會場和會議通知(一般採用電話通知)。_、協助做好會議材料的準備工作。領導需要講話的，應負責起草或協助起草、審核領導講話稿。
_、做好會議記錄。
_、根據領導指示，負責整理會議紀要。
_、瞭解掌握會議決定事項的落實情況，並及時將有關情況向領導反饋。
三、信息服務
_、瞭解掌握區政府領導分管範圍及面上工作的情況，向領導提供有關信息。
_、及時向信息科提供領導活動情況的信息稿件。
_、每週一上午辦公室要求報送的區政府領導活動計劃表，工作聯繫人員要主動、及時報送。
_、每半年和年終，聯繫人員應將區政府領導所分管的工作情況及下一步打算整理送綜合調研科，以便撰寫區政府綜合材料。
_、凡祕書科送區政府領導的各種會議通知、請柬等，工作聯繫人員應及時將領導有關意見反饋祕書科。_、工作聯繫人員隨領導外出，應保持通訊暢通。
四、_接待服務
_、協助領導處理羣眾來信來訪。
_、做好公務來訪接待工作。
_、負責安排或協助安排領導外出的公務活動。
五、計算機服務
［基本職責］按照辦公室有關要求，做好相關的數據處理工作。
［工作要點］
_、在領導尚未直接上機操作之前，工作聯繫人員做好電子信箱的日常維護工作，及時收轉處理各類電子郵件。
_、為領導提供計算機信息查詢服務。
_、祕書起草的文稿，一般應自行在計算機錄入打印後送領導閲籤。
_、計算機應用必須嚴格遵照有關規定。
六、後勤服務
［注意事項］區長辦公室需要添置購買辦公用品，一般情況下，工作聯繫人員應與祕書科聯繫，由祕書科徵得機關事務管理局、區政府辦公室主任同意後方可購買.