淺談法院信訪檔案的管理
閔濤
信訪機關在處理人民羣眾來訪工作中直接形成並集中存在起來的具有文字、圖表、聲像等真實記錄。信訪檔案的管理是信訪工作的一項重要而基礎的工作，它的完整性直接關係到以事實為依據的信訪工作的客觀公正性。目前，國內有關的信訪法規中，對信訪檔案的收集、整理、歸檔和管理等工作尚無具體的規定和明確的規範，而只是對丟失、隱匿、擅自銷燬信訪檔案材料的事後處理明確了相應的法律責任。為此，筆者試對如何進一步規範信訪檔案工作進行探討。
一、瞭解信訪檔案的特點，為信訪工作全過程服務
信訪檔案與信訪工作息息相關，是一種專門檔案，它是信訪活動的真實歷史記錄，在國家檔案中佔據特殊地位。除具有一般文書檔案的原始記錄性、信息性、憑證性、價值性等特點外，還具有自身公正性的特點。一是信訪檔案是信訪工作全過程的重要記錄。它不僅是信訪工作活動真實的歷史記錄，也是羣眾信訪案件處理的重要歷史資料，是信訪工作有形資產的依據和證明，更是信訪工作中一種無形資產的依據和證明。所以説，信訪檔案是信訪工作管理和處理事務過程中形成的原始性、記錄性、知識性、信息性的 重要信息資源。二是信訪檔案是信訪工作全過程的詳實記錄。一份完整的信訪檔案，詳實地記錄了信訪問題發生的時間、地點、事情的經過以及關聯的人物，不僅有信訪人和機關的印信，而且有主管機關的調查處理經過和結論，上級機關的批覆和當事人對處理結論的態度，保留着真實的歷史標記。
二、提高對信訪檔案工作作用的認識，為信訪工作規範化建設服務
一是信訪檔案工作是信訪工作中一項不可缺少、不能替代、不容忽視的基礎性工作。通過查閲信訪檔案，可使領導掌握有關的歷史資料，瞭解信訪工作規律，便於對現實問題做出正確的分析和判斷，同時也為貫徹有關政策和規定、指導工作提供了歷史依據和處理問題的借鑑案例。二是信訪和各黨政機關、社會團體和企事業單位在各個時期、各個階段指導和開展信訪活動的情況，其中既有成功的經驗，又有失敗的教訓。充分借鑑和利用信訪檔案材料，關於從歷史經驗教訓中汲取知識養料，不僅有利於當前工作的順利開展，也有利於今後工作的統籌安排，為創造一個有利於經濟社會協調發展的良好環境提供條件。三是信訪檔案中不僅有信訪者書寫的材料，而且有組織的調查處理經過和結論，對現實同類問題具有借鑑作用，對處理重信重訪、越級信訪、申訴信訪等是不可缺少的依據。特別是在處理歷史遺留信訪老案時，由於機構更迭，人事變遷，僅靠大概回憶和口頭介紹都無液晶於事，只有藉助於信訪檔案處理問題，以信訪檔案為可靠依據，才能有效避免隨意性，減少失誤。只有完整齊全的信訪檔案，才可以變“死檔案”為“活證據”，從根本上解決問題。
三、做好信訪檔案的歸檔工作，為信訪工作打下良好基礎
信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。案件檔案即信訪部門對一件信訪問題從接待、調查、核實、處理等全過程中形成的具有保存價值的歸檔案卷；
文書檔案則是信訪部門在工作中自身形成的和上級下發的業務性文件和資料等各種文書材料的歸檔卷宗。一是把以紙質為載體的信訪事項，通過收集、整理、加工等程序，按每件信訪事項受理的編號順序，用專門的檔案裝具（盒、櫃）存放。每件信訪檔案材料的排列次序一般為：領導批示、請示、處理單、調查報告、調查過程中的有關材料、原始信訪件、信封。二是對數字信訪檔案歸檔，就是對以光盤、硬盤、優秀等新型介質為載體的信訪檔案進行歸檔。應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，並拷貝至耐久好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，製成紙質公文電子公文的存儲載體一同歸檔，並使兩者建立互聯，在數字信訪檔案與傳統信訪檔案之間，建立準確、可靠的標識關係，按照年度、類目進行打壓縮包，拷貝至新型介質上，並貼上標籤存檔。這樣，通過建立數字信訪檔案，既可以提高檔案的利用效率，又可以減少借閲過程中對紙質檔案的人為磨損。
四、加強信息化建設，實現信訪檔案信息資源共享
一是收集電子文件。隨着辦公造化的普及，各信訪部門都產生了大量的電子文件，將這些電子文件以虛擬全宗形式集中起來，也就成為信訪檔案信息化建設的一個主要途徑。為此，信訪檔案機構必須加緊研究電子文件的接收、保管、利用的技術手段和方法，為實際工作提供理論依據。二是紙質信訪檔案的數字化。目前，信訪檔案多以紙質檔案為主，為實現檔案信息資源的共享，對紙質檔案進行數字化勢在必行。各信訪檔案機構應揚長避短，充分利用所藏檔案信息資源的優勢，優先對有特色的和利用率較高的檔案進行數字化。三是構建信訪檔案信息數據庫。信訪檔案信息數據庫的建設主要包括以下幾個方面的內容：檔案案卷級目錄的建設、檔案文件級目錄的建設、檔案全宗級目錄的建設、專題檔案目錄建設和檔案全文信息數據庫建設等。建立高質量的信訪檔案信息數據庫，要保證具有較完備的檔案信息資源，做好信訪檔案的收集和整理工作。收集整理是利用檔案的先行條件，收集的目的就是為了集中統一保管，維護案件之間完整，保持歷史真實面貌，以便更好地進行信息化建設。
五、加強信訪檔案保護工作，為
社會穩定服務
維護信訪檔案的完整和安全是檔案管理工作的基本要求，檔案管理的目的是為了提供利用，因此既不能片面強調保護檔案而不考慮利用方便，同時也不能只顧一時利用方便，不考慮檔案的保護，而影響檔案長遠利用。在實際工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，這就要求我們檔案工作者在信訪檔案管理上必須做到“十防”：一是防盜，要設置專用鐵櫃進行保管；
二是防破壞，防止人為造成對檔案的損壞；
三是防火，及時排除一些火災隱患；
四是防水，杜絕淋濕、浸泡現象；
五是防塵，灰塵和煙塵不宜太濃；
六是防潮，按標準規定相對濕度在50%--60%為宜，過度潮濕可使檔案形成紙磚；
七是防黴變，以往檔案中多使用糨糊粘補，易形成檔案蛀蟲；
八是防鼠，定期放置鼠藥以防老鼠咬傷檔案；
九是防蟲，定期在櫃子中放置樟腦球，定期噴灑蟲劑，以達到殺菌作用；
十是防光，強烈的紫外線可使檔案褪色，紙張也會變黃髮脆，損害檔案壽命。
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