與客户開會時需要注意的幾個要點

熟練進出商務會議場合是職場人必備的技能，不論是拜訪客户還是客户到訪，幾乎所有的正式場合都圍繞着商務會議來進行。尤其是做服務行業的職場人，與客户開會作為最日常的工作之一，開會是與客户溝通、確認方案、展示成果的重要形式。那麼，我們怎麼才能在會議中塑造專業形象，同時贏得客户的信任和口碑？今天這篇文章，根據常見的會議場景，總結了與客户開會時需要注意的幾個要點，希望對你有所幫助。

提前發送會議議程及參會方式

每次會議前，如果會議需要確定的事項較多，那麼會議涉及的議程就需要提前發送給相關參會方。比如對會議着裝的要求，男女職員可以以襯衫為主要搭配元素，視場合的正式程度再選擇是否要搭配西裝外套或穿着套裝。其次是和對方確定會議時間時，儘量不要選擇休息時間或私人時間，可以在對方的工作時間範圍內進行選擇。如果是重要會議，就需要提前打電話預約具體拜訪時間。除此之外，遲到是任何場合都非常忌諱的，很多職場新人都容易犯這樣的問題。至少提前10分鐘到達會議場地。

相關會議物品準備齊全

相關會議物品準備齊全，可以保證講演的發揮效果。除了大家都知道的筆記本電腦和紙筆外，這裏列出了一些會議中需要提前準備或確認的小事項，供大家參考：1、如果是比較重要或需要反覆回聽的會議場合，錄音筆就顯得很重要了。這樣做，能保證會議中所有的內容都存檔記錄。需要注意的是，錄音前需要和對方確認是否介意用錄音設備。2、如果是第一次會見客户，一定要攜帶名片，增加客户對你的印象，也是團隊品牌傳播的一個必要環節。

確保有人陪同客户

客户到達後，要安排好會議議程及後續活動，確保客户時刻能感受到被陪伴。如果客户提前到達，而其它參會者還沒有到，我們可以引導客户在公司內先參觀一下，或者給客户發放一本產品服務手冊等等，避免尷尬的同時又能加強客户對企業文化的瞭解。如有必要，面向重要客户還可以準備接待宣傳背景圖，讓客户有“賓至如歸”的感覺。最後，如果會議進行時間較長，中途可以安排茶點，並提前預定好午飯或晚飯。

會議是一個面對面的交流過程，客户對於你的任何動作和反饋在開會過程中都會更加敏感。會議前約定時間地點, 並通知所有與會人員，確保所有會議物料準備齊全，並確保客户有人陪同，如此，這場會議便成功了一半。