檔案管理達標升級工作方案

為進一步促進我校檔案工作科學化規範化管理，更有效地積累、保護和利用檔案資源，更好地為學校事業科學發展服務、為實現“二次崛起”發展目標服務，根據國家檔案法、《高等學校檔案管理辦法》和省、市檔案局檔案工作規範管理達標升級的有關文件通知精神，現結合我校檔案工作現狀實際，制定如下工作方案。

一、指導思想和工作目標

以科學發展觀為指導，以《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和《湖北省檔案管理條例》等為法律依據，把檔案達標升級工作與學校幹部能力作風建設年活動緊密結合起來，進一步提高全校檔案意識和專兼職人員的檔案業務能力和素質，建立健全檔案工作規章制度，理順體制機制，夯實基礎，對照標準，狠抓薄弱環節，積極爭取省市檔案局指導和支持，虛心請教，多方取經，力爭在底前實現aa級檔案工作規範管理達標；然後再用2-3年的時間實現aaa級達標，從而實現我校檔案工作的高起點跨越式發展目標。

二、aa級達標工作的實施步驟和主要任務

嚴格對照《高等學校檔案管理辦法》和達標升級標準，實事求是地分析我校檔案工作的現狀與實際，針對存在的薄弱環節，我校aa級達標工作原則上按照以下具體步驟組織實施：

（一）加大檔案材料的收集力度，進一步豐富館藏，大幅度提高館藏數量。

1、原擬設檔案分室的教務處、繼教學院等單位和部門，除12個二級學院和理工學院外，現一律視作檔案集中統一管理體制下的立卷歸檔單位部門，對過去所保存檔案中的凡屬學校立卷歸檔範圍的材料要全部重新整理並移交進館。

2、科研處所保存的科研檔案材料，按項目結題原則進行立卷歸檔，凡已結題的科研項目檔案材料要全部整理並移交進館。

3、對各二級學院成立前後所形成的屬於應歸檔範圍的五類檔案材料，尤其是歷屆畢業生學籍卡片、成績總表、學位照及畢業集體照等要抓緊催交，要在本年度二級學院檔案檢查驗收中完成整理並移交進館。

4、組織機關各職能部門對－五年間形成的應歸檔文件材料進行一次全面清理和移交，以彌補已上架的這幾年檔案類目和材料的不全。

5、完成已收集進館的零散文件材料的立卷歸檔工作。

責任人：材料收集整理組，張本琴負責督促指導，館內其他同志和全校專兼職檔案員配合執行。完成時間：本學期寒假之前。

（二）加大檔案整理力度，進一步提高檔案整理業務質量，使已上架的近5年檔案案卷達到整理規範要求。

1、按照試行“三合一制度”，區分類目、保存價值和保存期限，對新補進館的文書檔案材料進行規範化立卷歸檔，與原已上架的相關案卷重新整合，重新排架，編制檢索工具。

責任人：材料收集整理組、相關部門兼職檔案員、學工助理配合，鑑定與督導組參與。完成時間：12月－5月。

2、按照各類專業檔案整理規範要求，完成對已進館的基建檔案、會計檔案、科研檔案和聲像檔案的規範整理立卷，編制檢索工具。

責任人：材料收集整理組，鑑定與督導組參與。完成時間：5月之前。

3、組織力量補充編寫至今的每年館藏檔案全宗説明（全宗介紹），會同校辦補充整理襄樊學院合併組建以來每年大事記。

責任人：檔案編研組，鑑定與督導組參與。完成時間：6月。

4、完成檔案工作文件制度修訂制訂，彙編成冊，印發全校。

責任人：檔案編研組，完成時間：上半年。

5、會同組織人事部門做好副處副高以上幹部教師檔案整理備檢工作。

責任人：胡鵬飛、唐甜甜，完成時間：10月之前。

（三）啟動電子掃描和計算機著錄工作，以招投標方式引進市場專業公司，把近5年產生的適宜永久保存的文書檔案案卷目錄和卷內目錄錄入檔案管理軟件系統，並對部分紙質檔案進行數字化處理，有選擇地實現檔案信息網絡化。

責任人：電子著錄組，各單位各部門檔案員和學工助理等配合，完成時間：10月之前。

三、aa級達標的相關準備工作

（一）將檔案aa達標工作作為重要工作，列入學校黨政工作要點，提高檔案工作在年度目標責任考核中的分值權重。

（二）成立學校檔案達標升級工作領導小組，其成員如下：

組長：李儒壽

副組長：李文學

成員：檔案館、網絡中心負責人，各單位各部門分管領導，達標工作督導員。

領導小組下設辦公室和工作專班，負責組織實施達標升級的具體工作。

辦公室主任：熊華山（兼）

收集整理組：廖文勝胡鵬飛樑小玲唐甜甜姚胐朏

章勇陳媛冷 鮮慧馬陸傑許嫚嫚

楊茜毛竹弋兵馬可

電子著錄組：郭自龍胡鵬飛潘虎祝睿

檔案編研組：熊華山廖文勝姚胐朏

鑑定與督導組：劉萬君熊華山張本琴黃文

（三）調整和確定檔案工作網絡，重新明確各單位部門分管領導和專兼職檔案員。並按照國家有關檔案法規，出台相關政策，讓條件允許的二級學院設置檔案員專崗，兼職從事資料員工作，可參加檔案系列職稱評聘，享受相關待遇。學校機關相關職能部門可視崗位工作實際情況設置檔案員專崗，以利調動其工作積極性。

（四）適時召開全校檔案規範管理達標升級工作動員會。

（五）以引進和調配方式為檔案館增加檔案信息計算機管理和檔案編研方面的本碩以上學歷專業人才各1名。

（六）以招投標方式引進市場專業公司，對已立卷歸檔的案卷進行數字化處理，相應購買網絡版高校檔案管理軟件，配置專用服務器和公共查詢終端。

（七）為館舍區域走廊安裝防盜門，現庫房安裝內置防盜窗網。

（八）適時邀請省市檔案局領導和專家來校指導。

（九）在完成上述軟硬件備檢工作基礎上進行校內自查自評，撰寫自評報告，向省市檔案局提出檢查驗收申請。

四、幾點要求

實現檔案達標升級是深入貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》的切實有效舉措，是全面提升學校綜合管理水平、建設全國知名的有較高水平的教學型大學的需要，也是切實提高我校檔案業務工作水平，實現檔案工作高起點跨越式發展的重要舉措。另一方面，順利實現檔案達標升級也可以給全校教職工帶來切實的經濟實惠。

檔案達標升級是一個系統工程，從現在到明年底只有一年的時間，任務艱鉅，困難很多。全校上下必須統一思想，凝聚共識，拿出迎接教育部本科教學工作水平評估的精神和勁頭，增強責任意識，勇於攻堅克難，紮實做好各項準備工作，確保順利達標。全校各單位部門都要高度重視檔案升級達標工作，主要負責同志和分管領導要親自過問，親自協調。

（一）按照本方案規定需收集、整理的檔案資料，各單位各部門要不折不扣地按時移交檔案館。凡因檔案資料移交不及時、不完整而發生遺失、損毀、泄密等問題，要追究相關單位和部門及相關人員責任。

（二）在收集整理工作開始之前，各單位各部門應摸清家底，制定詳細的計劃，分年度整理，按時完成。對整理過程中的業務技術問題，檔案館要及時提供指導和諮詢。

（三）實行檔案達標升級工作進展情況通報和問責制度。

（四）檔案達標升級工作領導小組和專班成員、專職督導員要切實履行職責，認真做好檔案的收集歸檔鑑定工作，確保有價值的檔案材料收集完整和整理規範。