檔案管理員
1.證照借閲與歸還
A.借合同原件:
借閲人——
領導簽字的“借閲公司證照安全責任承諾書”
在紙質版的登記簿上簽名
出借人:
B.借合同複印或掃描:
借閲人——
在紙質版的登記簿上簽名
C.借公證件:
借閲人——
領導簽字的“借閲公司證照安全責任承諾書”
紙質版登記
在紙質版的登記簿上簽名
D.借證照原件:(閻)
借閲人——
領導簽字的“借閲公司證照安全責任承諾書”
電子版登記
在紙質版的登記簿上簽名
E.合同與證照歸還
出借人——
銷紙質版和電子版的登記
工作步驟:在“移交目錄”表格中查合同號/項目名稱,找到編號,查相應的櫃子。
工作注意:檔案櫃子分佈見登記簿首頁/查詢件電腦表格
如果合同無法找到讓其找財務/每次發現檔案袋裏文件資料與卷內目錄不一致,做好記錄。
2.檔案接收與歸檔
各部門會不定時的移交一些材料,做好移交記錄。
如果已經建立檔案,及時歸檔,並且更新卷內目錄。(區別之前的字體顏色)
3.業務數據錄入
及時將調試報告、質檢報告、技檢報告、新梯交接單錄入績效考核表。
錄完放入櫃子,達到一定量及時打包,打包前需要有完整電子版。
工作重點:及時錄入,尤其是每月6號前。
4.他人離職簽字
他人離職要查閲借閲電子記錄,看是否歸還。
5.三種報告整理
同一個項目下的三種報告歸檔到一起。
做好電子版登記。