The China Meeting Services Associate serves as business partner for internal customers to plan and execute meetings in line with company policy and procedure.
The Associate should have a broad knowledge and understanding of most meeting types and be an expert of internal procedures, guidelines and policies within Merck. She/He interacts with customers to drive efficient and cost effective meeting operation and same time comply with company policy and procedure.
Main Activities
日常會議行政工作：系統錄入、文件掃描及存檔、預訂客户機票等
負責審核所有會議供應商結算文件
確保文件符合公司SOP，Policy且符合合規要求。
管理並外部供應商溝通確保結算文件符合公司要求
公司內部結算流程control
Preferred
® Accounting/Auditing/Meeting Management Major preferred
® Experience with Meeting, Event Management and Administration preferred
® Good oral and written English
® Familiar with MS office(word/excel/powerpoint)
® Good communication skills and cross functional cooperation
® Fast learning and good team player
The China Meeting Services Associate serves as business partner for internal customers to plan and execute meetings in line with company policy and procedure.
She/He interacts with customers to drive efficient and cost effective meeting operation and same time comply with company policy and procedure.
Main Activities
® Meeting operation and management
® Partner with business and understand meeting requirement
® Coordinate with all parties and ensure meetings running smoothly (business, GP, Compliance, vendor etc.)
® FCPA process coordination and follow
® Prepare necessary meeting documentations
® Onsite meeting support and coordination when required
® Hotel contract submission and payment follow
® Monthly accrual check and expense tracking
® Filing and payment coordination
® Problem solving in daily operation and operational issues escalation to team leaders
® Maintaining customer centricity and service excellence
日常會議行政工作：系統錄入、文件掃描及存檔、預訂客户機票等
負責審核所有會議供應商結算文件
確保文件符合公司SOP，Policy且符合合規要求。
管理並外部供應商溝通確保結算文件符合公司要求
公司內部結算流程control
Preferred
® Accounting/Auditing/Meeting Management Major preferred
® Experience with Meeting, Event Management and Administration preferred
® Good oral and written English
® Familiar with MS office(word/excel/powerpoint)
® Good communication skills and cross functional cooperation
® Fast learning and good team player
崗位職責：
1、來電、來訪人員接待，文件檔案收集整理工作；
2、協助行政經理完成日常事務工作，負責公司各部門辦公用品的領用和分發工作；
3、按照會議的相關要求，做好會場佈置及會前各項準備工作，做好會議記錄和會後內容整理工作；
4、遵守服務規範，熱情、主動、周到、細緻、文明禮貌的接待與會人員；
5、會務支持，包括訪客指引與茶水服務等；
6、負責會議場地、會議設備、設施的管理和維護，確保正常使用；
7、負責協調、配合各部門各崗位工作；
8、領導交予的其他事項。
任職要求：
1、大專及以上學歷，酒店管理、旅遊管理、物業管理、物流管理等相關專業優先，優秀者可放寬；
2、普通話標準，形象氣質佳，具有親和力；
3、具有一定的協調能力，以及良好的人際交往能力和溝通技巧；
4、 熟練操作辦公軟件，具有較強抗壓能力；
5、 良好的團隊合作精神，較強的觀察力和應變能力；
6、遵守公司各項規章制度，完成領導交辦的其他工作。
崗位職責：1、客户的課程行程通知、行政會務等相關工作；
2、與客户建立良好的聯繫，熟悉及挖掘客户需求，及時解答客户問題；
3、建立客户檔案，定期回訪客户對課程的滿意度；
任職資格：1、年齡要求：20-30歲，***優先，專科以上學歷；
2、形象氣質佳，有上進心、服從管理、有團隊精神；
3、有較好的客户服務意識；
4、熟練操作電腦辦公軟件；
福利待遇：1、工資3000-5000元/月，工作時間：8小時工作制，9：00~18：00，單休；
2、國家法定節假日：清明節、端午節、勞動節、中秋節、國慶節、元旦，春節假期長達15天帶薪年假。
3、培訓：入職培訓、崗位培訓、定期進行業務培訓，提高員工的專業技能及自身能力。
4、優秀員工年度出國十日遊、水果無限供應、員工生日、每月聚餐等，公司經常性組織集體娛樂活動、外出遊玩，豐富員工的業餘生活，提供酒店式公寓住宿（可選單人雙人）。
5、晉升機會：更注重員工成長，各部門管理層內部選拔
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