文件管理制度是指對公文、資料等文件進行規範、有序的管理，並最大程度地發揮出其價值和作用。它包括文件的審批流程、歸檔和保管、借閲和銷燬等各方面內容。建立健全的文件管理制度對於提高辦公效率、保障信息安全及保護法律權益具有重要意義。
第1篇
1、為規範公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執行。
3、內行文：公司內部下發的文件，分為正式文件和臨時文件(指時效性較強的文件)。本制度的'內行文所指的是正式文件。
凡是以公司名義對內發佈的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文範圍。
各部門發放文件之前，應交至辦公室統一編號並留存一份(見附件一《編號規則》)。
⑴、每一頁頁眉右側註明公司名稱並用五號宋體加粗字體。
⑵、每一頁頁腳中心註明頁數和總頁數，其中總頁數用“()”括起。
⑶、在首頁正文上方註明文件的編號、生效時間、修訂時間、總頁數、擬定部門，簽發人。
⑺、公司全稱：在落款、合同文本等情形必須用全稱。
注：主題詞即文件內容的關鍵詞。抄報適用於需瞭解文件內容的公司管理層，抄送適用於需瞭解文件內容的相關單位、部門及同級部門。
4、辦公室負責對各部門起草的文件格式進行審核，對不符合格式要求的，有權退回並按要求格式改正。
第2篇
機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的`管理要做到及時、準確、安全、保密。
(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，文件應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。
(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閲有關科室辦理。
(一)傳閲文件要嚴格履行登記手續，按照文件閲讀範圍進行傳閲。
(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閲進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領導閲後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要文件管理，防止文件丟失。
(一)機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該説的不説。
(三)借閲機密、祕密級文件，需經辦公室主任批准;絕密級文件一般不外借，確需借閲，需經分管領導批准。
(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閲讀。
(一)傳閲和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，持續整潔、清潔。
(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。
(三)幹部出差、調動工作或離退休時務必將自己使用或傳閲的機要文件全部退回機要室。
第3篇
1、學校各部門對學校以上文件的收發，傳遞，閲辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，並按要求定期交回。
2、收發文件有登記。收到上級文件後，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。
3、傳閲文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閲不積壓，承辦不橫傳，傳閲範圍不擴大。
4、借閲文件有手續。借閲祕密文件要嚴格履行領導籤批，本人（借閲者）簽字手續，閲後及時歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來的'文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷燬的銷燬，無論是存檔，上交或是銷燬，都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專櫃。需要繼續保存的文件，要設專櫃專人分類保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、祕密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任並予以必要的紀律處分。
8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文祕人員登記，保管幹部調動工作，事先要把文件交清。
第4篇
為規範集團監事會文件、檔案管理工作，充分發揮其作用，更好地為監事會各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《x集團有限公司檔案管理暫行規定》，特制定本辦法。
1、集團監事會文件檔案指集團監事會在運作過程中產生的具有再次查詢和使用價值的結果性和結果支持性文件。
2、由集團監事會運作過程中產生但上報集團公司及以上單位的文件、市政府職能部門及以上單位下發經集團公司辦理的文件，上升為集團公司文件，集團公司文件納入集團檔案管理範圍進行管理，監事會保留複印件，複印件的管理遵循本辦法。
監事會文件指定專人負責流轉，按權限逐級遞交各級人員審批。審批結束後收歸監事會檔案管理人員進行整理歸檔。
(一)監事會檔案管理人員負責監事會文件收集和整理歸檔。
(二)監事會檔案歸檔遵循“應歸盡歸”的原則，在集團監事會文件檔案範圍定義內的文件均應歸檔成為監事會檔案。
(三)文件整理、目錄編制遵循國家檔案局頒佈的《歸檔文件整理規則》。
(一)凡監事會成員，均可查詢在自己職責範圍內的`檔案。
(二)查閲機要檔案、重要會議記錄必須經監事會主席批准。
(三)檔案原則上只能在檔案保管室內閲讀使用，如確因工作需要帶離檔案保管室，需辦理借閲登記手續。
(四)非監事會成員查閲、借閲監事會檔案，需經監事會主席批准。
(五)檔案資料不準轉借他人和擅自拆頁、不得帶出公司外，更不得劃道填字，塗改、損壞文件。
(六)外單位查閲檔案一律憑單位介紹信，經監事會主席批准方可查閲。
(七)檔案管理工作人員應結合監事會管理工作的需要，在有關部門的支持下，開展監事會文件彙編、大事記、深層次編研等各種信息服務工作。
(一)對違反本辦法的監事會成員，給予警告批評，同時可酌情扣罰監事會內部考核分。
(二)對於違反本規定，給集團或監事會造成損失者，將建議集團公司或市國資委對其給予處份直至免去其監事會成員資格，觸犯法律者移交司法機關辦理。
第5篇
為規範學校文件簽發程序，提高工作效率，根據上級有關規定，結合本校實際，特製xx學校文件簽發制度。
一、以學校或學校黨總支名義向上級報送的重要報告、請示以及下發的涉及全局工作的指導性文件、決定、規定，經有關處室(學部)根據校務會議或黨總支會討論決定的結論擬稿，處室(學部)領導審核，由校長或書記簽發。
二、以學校名義向上級報送的有關單項性問題的報告和請示，下發的有關單項性工作的指示、規定、通知，經有關處室、學部擬稿，處室、學部主管領導核稿，由分管領導簽發。政策性較強的'應經校長審閲。
三、以辦公室名義上報、下發的文件、材料等，由辦公室主任簽發。會議通知一般由分管領導審閲同意後以辦公室名義下發。
四、文件簽發前，一般先由辦公室主要負責人核實、校正文字。
為規範學校辦文制度，明確職責分工，提高工作效率，現對學校文件處理辦法作如下規定：
收來文件由文書統一簽收、啟封、登記，並分類處理。
1、傳閲文件。供瞭解、參考的文件，一般作傳閲處理。屬機密的傳閲範圍為規定範圍，普通文件傳閲範圍為處室、學部負責人以上幹部，由辦公室負責送閲；其他幹部自行到文書處閲讀。處室、學部負責人以上幹部閲文後應在文件處理單閲文簽名欄簽名。
為加快文件傳閲速度，送閲文件一般應在當天閲讀完畢。傳閲文件送閲完畢，由文書統一歸檔。
2、承辦文件。來文要求承辦、答覆的作承辦文件處理。
(l)涉及重大事項或幾個處室、學部協作承辦的文件，由辦公室送校主要領導閲示後，按領導批示處理；屬處室、學部職能範圍的直接交處室、學部閲辦。
(2)要求辦理時限在二日以內的，作承辦急件處理。如遇主要領導外出的，由辦公室直接交處室、學部負責人閲辦。
(3)處室、學部辦文完畢，需在文件處理單上填寫辦理結果，並交辦公室轉作傳閲文件。
黨總支會議、校務會議、校長辦公會議、行政會議、教職工代表大會和有關專項會議的記錄及全校各種工作計劃、總結、月工作行事曆等，均為內部文件處理，記錄文件在年終統一交辦室歸檔。
各處室、學部的學期（學年）工作計劃在每學期（學年）開學前交辦公室，處室、學部的學期（學年）工作小結（總結）應在學期（學年）結束前10天內交辦公室彙總，由辦公室綜合整理後，作為學校學期（學年）工作計劃、總結、行事曆的附件歸檔。各處室（學部）的有關文件材料（一式三份）應抄報辦公室。
外發文件為本校上報、下發的請示、報告、批覆、通知、公函、通報及信息簡報等。有關外發文件的審批程序按本校發文制度執行。外發文件需發送本校有關處室、學部及領導的，由擬文處室或學部在擬文稿上註明，由辦公室統一分發。各處室、學部外發文件由辦公室統一編號，並由辦公室視輕重緩急統一交總校文印室打印，各處室、學部負責文件的校對，辦公室負責除機密件外文件的封口、外發。文件外發前，辦公室應再作一次校閲，若有誤差，及時收回更正。
第6篇
通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性並保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序並作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。
適用於經營部所有工作人員的檔案管理,並作為經營部人員文件處理程序指導文件。
3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件櫃開展檔案管理工作。
3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閲、外調;負責客户定單的傳真、確認工作。
3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。
3.4經營部職員按工作程序開展工作並配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便於轉化為經營部檔案。
3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。
3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閲、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。
3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的`監督審核及報告的審批。
4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批後簽訂並結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。
4.2客户訂單經逐級審批後發貨的文檔方可視為有效文件存檔。
4.3客户反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見後方可視為有效文件存檔。
4.4經營部會議記錄由參會人員簽名後作為有效文件存檔。
4.5客户聯繫資料、客户經營情況由客户負責人簽名後作為有效文件存檔。
4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。
4.7量體訂製的客户個人資料自客户驗收產品之日起存檔。
4.8發貨記錄自倉庫發貨並傳真客户確認之日起作為有效文件存檔。
4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認後交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。
4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對後方可進行文件轉化處理。
4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對於未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因並出具説明性文件交總經理審批後作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。
4.12檔案管理員應對不完整的文件監督並催促相關人員或領導補充完整進行轉化並管理。
4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,並就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦並按數據庫管理要求進行檔案管理。
4.14檔案管理員的檔案櫃應進行分類編號並將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案櫃。
4.15經營部打印資料由檔案管理員於專用電腦及設備進行操作,便於文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放於檔案櫃內。
4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網並進行維護工作。便於隨時查閲、審核、統計合同、發貨單、客户訂單等相關經濟類檔案資料。
4.17借閲經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意並有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閲、外調檔案進行登記並及時督促回收。
4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案櫃,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案櫃防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。
5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。
5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰並將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。
5.3對於違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰並作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。
5.4對於未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,並作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。
5.5對於未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案櫃,私自調閲檔案資料,私自對進行檔案資料複印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰並作為不良記錄存檔。
第7篇
第一條文件的接收。收到文件後及時檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細登記,並註明密級。
外出參加會議人員應將帶回的文件交機要室統一登記管理。
第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險櫃中,由專人保管。去省委領取或消退文件應有專車接送,嚴防丟失。
第三條文件的傳閲。機要文件由機要人員直接呈送。閲文者應及時閲示,並於當日退回機要室,不得橫傳,不得留存文件。
第四條文件的借閲。借閲機要文件應當履行登記手續,閲文和傳達文件要嚴格按規定的範圍,不得擴大,不得將文件帶入無關場所,不得攜帶機要文件順便辦理私事,文件用後及時歸還。省軍級文件一律不外借。
第五條文件的複製。嚴格執行上級部門複製國家祕密載體的管理規定。複製機要文件要履行審批手續。絕密級文件一律不得複製。其它文件複製必須經分管領導批准。複製的文件視同原件管理。
第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發文單位進行清退,其它機要文件要認真填寫*中央、省委文件清退情況統計表,上報發文單位。
第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關規章制度及學校檔案工作的規定和要求,及時分類立卷、歸檔,並辦理相關手續。
第八條文件的銷燬。各單位(部門)需要銷燬的`文件資料交機要室統一辦理銷燬手續,禁止把文件、內部資料當廢品出售。由機要祕書填寫“文件銷燬單”,經學校辦公室負責人籤批後方可送到省保密部門指定的文件銷燬站處理,必須2人押送,實行監銷。
第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學期末對外借文件進行一次檢查催還工作,如發現有丟失文件情況,及時上報校保密委員會。
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